Acta es un concepto que procede de la lengua latina y que puede utilizarse con referencia a diferentes tipos de documentos. La primera acepción mencionada por el diccionario de la Real Academia Española (RAE) alude al registro escrito de aquello que se trató o se aprobó en una asamblea, una junta u otro tipo de encuentro.
Por ejemplo: “Necesito encontrar el acta de la última reunión de accionistas: quiero saber si el acuerdo con el gobierno chino fue aprobado por todos o no”, “La comisión directiva del club dejó asentado en el acta del encuentro que la institución aún no recibió el subsidio prometido por las autoridades”, “Antes de marcharse, señores propietarios, por favor no olviden firmar el acta”.
Un acta, en este sentido, permite certificar y validar lo tratado. Se trata de un recurso formal, que se utiliza en encuentros convocados a través de mecanismos legales. Lo habitual es que estos documentos se guarden en un libro de actas. De esta manera, el libro de actas de un club, por citar un caso, se compone de las actas de las diferentes reuniones de socios.
Numerosas son las reuniones oficiales que requieren que se realice un acta, como puede ser la sesión de pleno municipal en un ayuntamiento o un claustro de profesores. Sea como sea, hay que tener en cuenta que dicho documento es elaborado por el secretario y que debe contener una serie de datos relevantes:
-El día, el lugar y la fecha en la que tiene lugar el acto en cuestión.
-El listado de los nombres y apellidos de las personas que asisten a la cita.
-La hora a la que se procede a poner en marcha la reunión.
-En la misma también es fundamental que se recojan las intervenciones de todos y cada uno de los miembros que participan.
-Como es lógico, no menos importante es que el acta tendrá que recoger todas las decisiones y acuerdos que se han tomado. En este sentido, es relevante recalcar que debe quedar perfectamente registrado cómo transcurrió la votación, qué votó cada persona y, por supuesto, con la mayoría que se logró el acuerdo en cuestión.
-Las proposiciones que también se planteen en la reunión igualmente deben quedar registradas así como cualquier tipo de incidente que pudiera acontecer durante el transcurso de la misma.
-Para finalizar, deberá establecerse la hora a la que se concluyó la reunión y también debe llevar las firmas pertinentes.
-Una vez que esté redactada el acta, en el caso de los plenos de ayuntamientos fundamentalmente, se procederá a entregar una copia a los representantes de los partidos políticos para que le den el visto bueno o para que soliciten cambios.
El acta también es el certificado oficial de determinados sucesos o acontecimientos: “Aún no me entregaron el acta de defunción”, “De acuerdo al acta de nacimiento encontrada por los investigadores, el escritor nació el 4 de marzo de 1876 en Caracas”, “Para solicitar el crédito, debo presentar mi documento de identidad, el acta de matrimonio y el último recibo de sueldo”.
Ciertos tratados y acuerdos pueden recibir la denominación de acta, como el Acta Única Europea (que supuso el nacimiento de la Unión Europea) y el Acta de Unión entre Dinamarca e Islandia (suscrito en 1918).
