Definición de ficha

Una ficha es un documento en el que se registran ciertos datos (generales, bibliográficos, policiales, etc.). La ficha (del francés fiche) suele ser de tamaño pequeño y forma rectangular, para que pueda almacenarse fácilmente en un archivo. Por ejemplo: “Ahora me fijo en la ficha y te confirmo en qué año fue editado este libro, “Para asociarte al club, tienes que completar esta ficha”, “María agregará los nuevos datos a tu ficha”.

Ficha

La hoja o cartulina que permite controlar las entradas y salidas del trabajo también se conoce como ficha. En la actualidad estas fichas también pueden administrarse a través de un documento digital: “El jefe está furioso: acaba de analizar la ficha del mes y comprobó que has llegado tarde seis veces”, “Me gustaría hacer desaparecer la ficha para que no me descuenten el presentismo”.

Un uso frecuente de la ficha está vinculado al registro de las características principales de un libro, un informe o una investigación. De esta manera, es posible conocer los contenidos de una publicación determinada con solo leer la ficha, lo que facilita las tareas de archivo y búsqueda de información: “La ficha debe incluir el título de la obra, el nombre del autor, la fecha de edición y un resumen de su argumento”, “Disculpe, ¿podría ayudarme? No encuentro la ficha de este libro”.

Las fichas en papel son las antecesoras a los registros de las bases de datos actuales, las cuales se almacenan en la memoria de un ordenador. Si bien hoy en día basta con poseer un procesador medianamente eficiente para dar con la información deseada en cuestión de segundos (dependiendo del volumen de la base y de las especificaciones técnicas del equipo, el tiempo mínimo puede ser una fracción de segundo), la búsqueda en fichas de papel dependía de una serie de factores diferentes.

FichaPor un lado, la destreza de la persona encargada de revisar un archivo era clave para minimizar el tiempo de la búsqueda; pero de nada servía la eficiencia en dicha fase si el proceso de almacenamiento no había seguido un orden y una estructura bien definida. La organización de una ficha debe centrarse en las necesidades de quienes harán uso de los datos en ellas contenidos; por lo tanto, no existe un diseño que funcione en todos los casos.

Al igual que en la confección de una base de datos digital, no todos los campos deben ser esenciales, pero sí es importante que resulten útiles; de lo contrario, acarrean un gasto innecesario de espacio y repercuten negativamente en el ordenamiento y en la búsqueda.

En primer lugar, es necesario contar con un campo que permita archivar las fichas ordenadamente; para ello, es posible valerse de diversos datos, tales como la fecha de creación, un número de identificación que incremente de uno en uno, o bien una letra. Dependiendo del caso, es posible combinar varios métodos, para dar lugar a una organización más compleja; por ejemplo, ordenar las fichas por la inicial del apellido de los clientes y, a su vez, por la fecha del alta.

En otro sentido, la ficha es una pieza pequeña que se utiliza para abrir o cerrar barreras, poner en funcionamiento ciertas máquinas o establecer comunicaciones. En el pasado, antes del nacimiento de los teléfonos móviles, la única forma de hacer un llamado telefónico desde la calle era a través de los teléfonos públicos, los cuales en un principio no aceptaban monedas (como sucede en la actualidad) sino fichas especialmente diseñadas, que se podían obtener en determinados comercios.

Las piezas que se utilizan en algunos juegos o que sustituyen a las monedas en los casinos también reciben el nombre de fichas: “Voy a cambiar más fichas para jugar a la ruleta”, “No podremos jugar al dominó ya que he perdido algunas de las fichas”.

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Referencias

Autores: Julián Pérez Porto y Ana Gardey. Publicado: 2010. Actualizado: 2013.
Definicion.de: Definición de ficha (http://definicion.de/ficha/)