El vocablo latino manuālis llegó a nuestro idioma como manual. El término tiene varios usos: en este caso, nos interesa su acepción como la obra que reúne información importante y de utilidad sobre un cierto tema.
Un procedimiento, en tanto, es un método que permite o favorece la ejecución de algo. A través de un procedimiento, pues, se concreta o desarrolla una acción.
Un manual de procedimientos sirve como guía interna en una empresa.
TemasQué es un manual de procedimientos
Un manual de procedimientos recopila las pautas y las normas que señalan cómo tienen que llevarse a cabo determinados procesos. Lo habitual es que estos manuales se utilicen en empresas a modo de guía para una gestión eficiente.
Puede decirse que un manual de procedimientos es un documento que presenta, de manera ordenada y lógica, aquellas actividades que deben realizarse como parte de los procesos generales de un servicio o sector. Lo habitual es que disponga de una carátula, una introducción, la especificación de los objetivos y el detalle de los procedimientos en sí mismo.
En el manual de procedimientos, la información tiene que transmitirse sin distorsiones. Deben presentarse los datos elementales del funcionamiento del sistema o servicio para que los trabajadores se adecúen a las prácticas y para que puedan realizarse tareas de control, evaluación y auditoría.
Un manual de procedimientos presenta información ordenada de manera lógica.
Su estructura
En la carátula o identificación del manual de procedimientos, suele incluirse el nombre y logotipo de la entidad; la fecha y el lugar de elaboración del manual; el número de edición o revisión; y el área responsable de su creación.
En la introducción, en tanto, se expone acerca del contenido del documento y los sectores de aplicación. En ocasiones, se incluye un mensaje del responsable de la organización (dueño de la empresa, presidente o gerente general).
Luego se mencionan los objetivos y se explica la importancia del cumplimiento de los procedimientos. En este punto es clave que se especifique la relevancia del respeto de las rutinas planteadas.
La descripción de los procedimientos, en tanto, debe incluir cómo se desarrollan, cuándo, dónde y para qué. La idea es que todos los trabajadores puedan basarse en este contenido para su labor cotidiana.
Utilidad de un manual de procedimientos
El manual de procedimientos resulta útil por diversos motivos. La optimización de los procesos suele ser su premisa fundamental: la transmisión de conocimientos contribuye a la comprensión y a que cada operario o agente pueda aprender la modalidad apropiada de trabajo.
Por extensión, el manual de procedimientos ayuda a ahorrar tiempo. No es necesario que el individuo descubra el mejor modo de desarrollo de la tarea, ya que la misma se encuentra descripta y normalizada en el documento. La capacitación de los nuevos empleados también se facilita gracias a estos escritos.
Otra ventaja del manual de procedimientos es que permite controlar los procesos con precisión, contribuyendo a detectar fallos e irregularidades. Esto asimismo se traduce en la delimitación precisa de las responsabilidades ante eventuales problemas.
No se puede dejar de señalar que el manual de procedimientos aporta al mejoramiento de la comunicación a nivel interno. La empresa plasma sus metodologías de trabajo y sus metas en este documento que está a disposición de todos sus miembros.
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