El conjunto de componentes que interactúan entre sí y se encuentran interrelacionados recibe el nombre de sistema. Administrativo, por su parte, es aquello vinculado a la administración (el acto de administrar: organizar o gestionar recursos).
En su acepción más amplia, un sistema administrativo es una red o un esquema de procesos cuya finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una organización. El sistema apunta a que los recursos de la organización en cuestión sean administrados de forma eficiente.
Un sistema administrativo favorece la gestión de una empresa.
TemasQué es un sistema administrativo
Todo sistema administrativo determina una serie de procedimientos que deben ser respetados por los miembros de una compañía a la hora de tomar decisiones. Esta compleja red se encuentra integrada en la estructura misma de la empresa y permite que cada paso que dé cualquiera de sus integrantes apunte hacia los mismos fines.
En el manual de un sistema administrativo deben figurar las responsabilidades y los roles que corresponden a cada puesto dentro de la organización y a cada unidad administrativa. Es importante resaltar que la existencia de un sistema como éste beneficia ampliamente el funcionamiento de una compañía, y facilita considerablemente tareas tales como las auditorías, así como el control del trabajo de cada empleado.
Clasificación según el tipo
Se reconocen varios tipos de sistema administrativo, algunos de los cuales son los siguientes:
* abstracto: es el que está compuesto de conceptos tales como doctrinas filosóficas, números o idiomas;
* concreto: se opone al anterior, ya que este sistema administrativo consta de máquinas, equipos o cualquier componente tangible;
* operacional: tiene el objetivo de generar reportes, además de llevar a cabo el procesamiento de la información, la cual suele ser reiterativa;
* directivo: los datos que administra no pasan por un proceso de selección ni son modificados de ninguna forma;
* informativo: éste es el tipo de sistema administrativo crucial a la hora de tomar decisiones que sean coherentes con los objetivos planteados por la empresa en primer lugar. A grandes rasgos, se encarga del procesamiento de datos y de la producción de reportes.
La noción de sistema administrativo puede referirse a un software.
El sistema administrativo como programa informático
En la actualidad, la noción de sistema administrativo suele hacer referencia al programa informático que cuenta con diversas aplicaciones para administrar las facetas de una empresa. La intención de este tipo de software es centralizar las tareas administrativas en un mismo sistema informático que permita ahorrar tiempo e incrementar la eficiencia laboral.
Un sistema administrativo, en este sentido, suele contar con diferentes módulos. Cada módulo permite completar una tarea distinta: realizar una factura, emitir un recibo de cobro, organizar la agenda, registrar ingresos y egresos de un balance, controlar el inventario o stock, etc.
Un ejemplo
Veamos con un ejemplo cómo puede trabajar una empresa con un sistema administrativo. Supongamos que una compañía que vende electrodomésticos recibe un pedido de un cliente que quiere adquirir una licuadora. En el sistema administrativo de la empresa, un empleado registrará la compra, emitirá la factura y agendará el envío del producto. De manera automática, el sistema administrativo generará un alerta en la agenda para que dicho envío se concrete y, una vez registrado el mismo, reducirá una unidad del producto del inventario. Cuando el cliente reciba su pedido y lo pague, se consignará en el sistema administrativo la cancelación de la deuda y el ingreso del dinero.
Dependiendo del presupuesto de cada compañía, existen dos opciones a la hora de adquirir un sistema administrativo: contratar a un desarrollador para que lo programe desde cero, teniendo en cuenta las necesidades específicas de la empresa; aprovechar uno de los tantos paquetes existentes en el mercado. Si se inclina por esta última opción, a su vez podrá escoger una de las varias alternativas gratuitas o bien pagar una cuota mensual para acceder a un sistema más potente y completo.
