Definición de documento

Del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo. Por ejemplo: “Tengo un documento que prueba la malversación de fondos realizada por el gobernador”, “Esta carta no constituye un documento que avale su inocencia”.

Documento

Muchas son las clasificaciones que se realizan de los documentos, no obstante, una de las más frecuentes es aquella que tiene como criterio fundamental para desarrollarse el soporte en el que se encuentran los mismos. De ahí que básicamente se establezcan dos grandes grupos: documentales textuales, que son los que se realizan en papel, y documentos no textuales, que son aquellos que utilizan cualquier otro tipo de soporte para guardar una información concreta. Como ejemplos de este último tipo están los documentos que se hallan en un pen driver, en un disco compacto, en una grabación sonora, en un vídeo…

No obstante, también hay que decir que los documentos se pueden clasificar, en base a la información que contienen. Así, nos toparíamos con los primarios, que son los que transmiten directamente la opinión de quien los realiza; los secundarios, que son el resultado de haber tratado a los anteriores documentos; y los terciarios, que son los que surgen como resultado de tratar a los secundarios.

Es importante resaltar que además existen múltiples tipos de documentos dentro de lo que sería el ámbito del Derecho. Así, por ejemplo, nos encontramos con el llamado documento público que podemos definir que es aquel que acredita unos hechos determinados y que está realizado y certificado por un funcionario de la Administración Pública.

De la misma forma, está el documento privado que, en contraposición al anterior, es aquel que prueba algo y que está autorizado por las partes interesadas aunque no por el funcionario en cuestión.

A estos dos tipos de documentos habría que añadir un tercero que es aquel que se da en llamar documento auténtico. Como su propio nombre indica, podríamos definirlo como aquel que está legalizado o bien absolutamente autorizado.

Se conoce como documento de identidad, documento nacional de identidad (DNI) o cédula de identidad al documento que emite el Estado para posibilitar la identificación personal de cada ciudadano. Todas las personas deben tener un documento de identidad que acredite quién es y que le permita acceder a los servicios estatales o de otro tipo: “El número de mi documento de identidad es capicúa”, “Para acceder al crédito, debe presentar su documento de identidad junto a los últimos tres recibos de sueldo”, “Sólo apto para mayores de edad. Presentar documento de identidad al ingresar”.

La noción de documento se ha visto alterada con el avance de la informática. Un documento antes era un papel o algún otro tipo de medio físico. En cambio, para la informática, un documento es un archivo digital susceptible de ser visualizado o compartido a través de una computadora. En este sentido, un documento informático puede ser un texto, una imagen, un sonido, una animación o un video: “Ayer tuve que formatear el disco rígido y perdí todos mis documentos”, “Necesito que me envíes por correo electrónico el documento que elaboramos esta mañana junto al licenciado”, “Acabo de eliminar el documento, ¿quieres que trate de recuperarlo?”

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