Al lugar donde se almacenan y custodian documentos importantes se lo conoce como archivo.
Archivo procede del latín archivum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones.
Por ejemplo: “No recuerdo cuándo firmamos el contrato: voy a recurrir al archivo para confirmarlo”, “Tengo una trayectoria intachable, no tienen más que acudir al archivo y comprobarlo por ustedes mismos”, “Este periodista es reconocido por conservar el archivo más importante sobre el cine uruguayo”.
TemasUsos del concepto
La acción y efecto de archivar (guardar documentos, dar por terminado un asunto) puede mencionarse como archivo: “El secretario ya entregó la documentación así que voy a proceder a su archivo”, “La familia de la víctima está furiosa ya que el tribunal ordenó el archivo de la causa”.
El lugar donde se custodian documentos importantes para una organización también se conoce con el nombre de archivo: “El Archivo General de la Nación conserva miles de textos que son un valioso testimonio de la historia nacional”, “Puedes encontrar mayor información en el archivo del Congreso”, “Un incendio en el archivo del teatro destruye los libretos originales de las obras más famosas”.
Se puede diferenciar entre los archivos físicos y los archivos digitales.
La digitalización de los archivos
Varias décadas atrás, los archivos eran exclusivamente físicos, dado que no existía la tecnología necesaria para almacenarlos digitalmente; antes de que las compañías comenzaran a ingresar sus documentos en bases de datos, contaban con inmensos depósitos repletos de altas estanterías, en las cuales se conservaban cajas y carpetas que luchaban inútilmente contra el deterioro propio del paso del tiempo.
A lo largo de dicho proceso de digitalización, muchas empresas descubrieron que habían perdido parte de sus archivos a causa de la acción de la humedad, la cual produce la descomposición de la materia que luego es poblada por hongos y devorada por insectos. Por otro lado, según el tipo de tinta utilizada, algunos documentos antiguos pueden mostrar pérdida de nitidez, al punto de haberse vuelto prácticamente ilegibles.
Cabe mencionar que, por diferentes razones, ciertos libros y documentos no pueden ser descartados para ser reemplazados por una versión digital, ya que tienen un valor histórico que exige su conservación en formato físico. Sin embargo, el paso de su contenido a un ordenador, así como su escaneado para ser visualizado en tres dimensiones resultan ideales para disminuir su deterioro y permitir a la gente revisarlo y observarlo tantas veces como desee.
El concepto en la informática
En el ámbito de la informática, un archivo es un conjunto de información digital que puede almacenarse en una computadora o en otro tipo de dispositivo: “Por favor, pídele a Rubén que vuelva a enviarme el archivo por correo electrónico ya que nunca lo recibí”, “Es un archivo muy pesado: va a demorar bastante tiempo en descargarse”.
Cada tipo de contenido suele requerir una clase de archivo diferente, que se ajuste a sus necesidades: un texto no se almacena del mismo modo que una imagen o un vídeo. Sin embargo, dentro de cada clase también hay diversas alternativas, que suelen impactar en el espacio que ocupan en disco; esto se debe a que la informática ofrece tantas opciones para realizar una tarea como ideas tenga el ser humano, y cada vez que surge un método para guardar y cargar más eficientemente la información, se reduce el tamaño de los archivos.
Por otro lado, existen herramientas capaces de comprimir archivos; entre las más conocidas se encuentran WinRAR, WinZIP y 7-ZIP. Con su ayuda es posible reducir considerablemente el tamaño de ciertos documentos, aunque en algunos casos, como ser vídeos de alta definición e imágenes que ya han sido optimizadas, no resultan muy eficaces.
