Definición de documentación

Documentación, procedente del vocablo latino documentatio, es el acto y el resultado de documentar: demostrar algo a través de documentos o pruebas. El término suele referirse al conjunto de los documentos que permiten lograr la acreditación de algo.

Documentación

Por ejemplo: “Tengo que averiguar cuál es la documentación requerida para ingresar a Estados Unidos”, “La policía realizó un allanamiento en la sede de la compañía con el objetivo de secuestrar documentación”, “Está prohibido circular sin la documentación del vehículo”.

La documentación personal está compuesta por aquellos documentos que acreditan la identidad de un individuo: el documento nacional de identidad, el pasaporte, etc. Estos documentos son emitidos por una autoridad estatal y pueden ser requeridos para la realización de diversos trámites.

Una de las situaciones en las que comúnmente necesitamos parte de nuestra documentación tiene lugar cuando nos disponemos a viajar al exterior, es decir, a otro país. En este caso, el documento de identidad nacional no suele tener validez alguna, sino que las autoridades de los puertos marítimos, los aeropuertos y las estaciones de ferrocarriles y autobuses exigen la presentación del pasaporte.

Antes de viajar a un país extranjero debemos consultar las condiciones, que pueden ser diferentes en cada caso según las relaciones internacionales. Es común que los inmigrantes no puedan permanecer en destino por más de unos pocos meses, generalmente tres, y que su paso por el país tenga cierta restricciones, como ser la imposibilidad de conseguir trabajo si cuenta con una visa de turista. En suelo extranjero, el pasaporte es el único documento válido para acreditar su identidad, y aquí también entran en juego ciertos requisitos.

Por ejemplo, algunos países exigen que el pasaporte de los inmigrantes no supere una cierta antigüedad, como ser seis meses o menos. Pero la documentación para permanecer en un país extranjero no acaba en el mero pasaporte, sino que a veces es necesario solicitar determinados certificados. Las personas que cuentan con la doble ciudadanía, es decir con la del país en el que nacieron y con otra, que les permite entrar y salir del segundo país como si fueran nativos de allí, deben informarse acerca de la documentación necesaria para regularizar su situación antes y después del primer viaje, y también para transferir su ciudadanía a sus familiares directos.

DocumentaciónLos hijos suelen recibir la ciudadanía de forma directa y natural, sin necesidad de realizar ningún trámite, pero para los cónyuges la situación puede ser muy diferente, incluso imposible. Las exigencias y las excepciones, sin dejar de lado la letra pequeña y los cambios que surjan con los años, vuelven muy complejo el tema de la documentación para viajar y, especialmente, residir en el extranjero. Todas estas dificultades buscan abrumar a la mayoría de las personas para que sólo unos pocos, quienes realmente están dispuestos a sacrificarse, superen la barrera.

Para conducir un automóvil, por otra parte, es obligatorio contar con cierta documentación. En Argentina, por citar un caso, todos los conductores deben llevar su licencia de conducir, la cédula de identificación del vehículo (conocida como cédula verde), el comprobante de pago del seguro y el informe de la verificación técnica vehicular (VTV). La policía puede requerir esta documentación en la vía pública y aplicar sanciones a quien no la exhiba.

Las empresas, a nivel general, tienen que gestionar y conservar documentación durante su actividad. Según el caso, la documentación puede componerse de las facturas emitidas, los balances, declaraciones juradas y certificados expedidos por autoridades de su rubro para operar.

La disciplina dedicada a recopilar y organizar documentos, por último, recibe el nombre de documentación. Su finalidad es asegurar y facilitar el almacenamiento de datos y el acceso a ellos.

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Referencias

Autores: Julián Pérez Porto y Ana Gardey. Publicado: 2017. Actualizado: 2018.
Definicion.de: Definición de documentación (https://definicion.de/documentacion/)

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