La computadora es el componente central de la ofimática.
Ofimática es un acrónimo compuesto por los términos oficina e informática. El concepto, por lo tanto, hace referencia a la automatización de las comunicaciones y procesos que se realizan en una oficina.
La ofimática es posibilitada por una combinación entre hardware y software que permite crear, manipular, almacenar y transmitir digitalmente la información que se necesita en una oficina para realizar las tareas cotidianas y alcanzar sus objetivos.
Por ejemplo: la ofimática permite que un oficinista lleve los balances de su empresa en un archivo digital mediante planillas de cálculo que facilitan las operaciones. Dicho archivo puede ser conservado en una computadora, impreso o enviado a través de Internet.
TemasComponentes y objetivos de una estructura ofimática
La estructura ofimática suele estar formada por computadoras y periféricos (como impresoras y escáneres) que están conectados mediante una red de área local y que también tienen conexión a la Web. Los teléfonos y los equipos de fax también forman parte de la ofimática.
El objetivo de la ofimática, en definitiva, es la automatización y optimización de las tareas habituales de una oficina. Muchas actividades que en el pasado se realizaban de forma manual, como la redacción de comunicados, actualmente se encuentran facilitadas gracias a la tecnología. La ofimática permite ahorrar tiempo y, por lo tanto, aumentar la rentabilidad de las oficinas.
Programas informáticos de oficina
Se conoce como suite ofimática, por último, a la recopilación de programas informáticos que son de uso habitual en las oficinas. Estas suites suelen incluir procesador de texto, hoja de cálculo, gestión de base de datos, cliente de correo electrónico, agenda y administrador de presentaciones o diapositivas.
El trabajo de oficina puede llevarse a cabo gracias a la ofimática.
Un procesador de texto es un programa que le permite al usuario redactar casi cualquier tipo de documento, siempre que su contenido principal sea estático. Por lo general, recurrimos a él para la creación de textos, aunque también es posible elaborar un panfleto o incluso una tabla de valores. Todo esto sin mencionar la opción de insertar gráficos dinámicos que analicen ciertos datos. Pero más allá de las posibilidades, el uso normal gira en torno a la escritura, ya sea de historias, artículos periodísticos o trabajos de carácter estudiantil.
Sin lugar a duda el procesador de texto es una de las herramientas más comunes de la ofimática, ya que gran parte de los trabajos de una oficina incluyen la redacción de diversos documentos. Sin embargo, la hoja de cálculo es también de gran importancia, ya que sirve para ordenar y procesar datos numéricos de diversos tipos, desde porcentuales hasta monetarios. Sirve para estudiar los gastos, las ganancias, el rendimiento del personal, el impacto de un nuevo proyecto, etcétera.
Otras herramientas ofimáticas
La base de datos está relacionada con ambas herramientas, entre otras, y es una de las partes de la ofimática que menos se menciona porque requiere conocimientos más técnicos para su uso. En pocas palabras, se trata de un conjunto de tablas con diferentes campos en las que se almacenan datos tales como nombres, domicilios y valores de tipo «verdadero o falso» para indicar disponibilidad u otras propiedades. Su utilidad es incalculable, y está presente en todos los ámbitos empresariales, tanto en Internet como en compañías físicas.
El cliente de correo electrónico es una herramienta de la ofimática que en un principio se usaba sobre todo en las empresas, pero que poco a poco ha llegado a manos de todos gracias a los teléfonos móviles. No es más que un programa que nos permite centralizar todas nuestras casillas de correo electrónico y administrarlas con gran facilidad. Una de las opciones más usadas por los profesionales es la creación de firmas, en particular porque se pueden usar en todas las cuentas registradas sin tener que almacenarlas por duplicado.
