El concepto de base, procedente del latín basis, tiene múltiples usos. El término puede utilizarse con referencia al sostén o fundamento de algo. Un dato, por otra parte, es una información concreta, un testimonio, una prueba o una documentación.
Con estas definiciones ya podemos detallar los alcances de la noción de base de datos, que se emplea con mucha frecuencia en el ámbito de la informática. Se conoce como base de datos al conjunto de informaciones que está organizado y estructurado de un modo específico para que su contenido pueda ser tratado y analizado de manera rápida y sencilla.
Las bases de datos, por lo tanto, presentan datos estructurados de acuerdo a diferentes parámetros. Al disponer la información de una cierta forma, el usuario puede encontrar aquello que busca con facilidad, a diferencia de lo que le sucedería si todos los datos estuvieran mezclados y sin ningún tipo de orden.
En el terreno informático, el contenido de una base de datos puede consultarse mediante un software. Supongamos que un periodista cuenta con una base de datos que presenta información sobre los futbolistas europeos. Si desea averiguar cuál es el futbolista más veterano del continente, puede realizar una consulta a través del software y la base de datos ordenará automáticamente la información de acuerdo a la edad.
Si la base de datos no es digital, en cambio, la búsqueda de información puede resultar más complicada. Cuando una biblioteca recopila la información de sus libros en fichas o tarjetas de papel que están ordenadas por autor y letra inicial del título, quien desee acceder a un dato tendrá que revisar varias fichas antes de encontrar la correspondiente.
Entre las ventajas de las bases de datos digitales, además de la ya mencionada velocidad de consulta podemos mencionar la flexibilidad para expandirlas y relacionar las tablas de formas muy variadas. Por ejemplo, si en una base de datos física quisiéramos agregar una serie de campos (además de registrar «nombre» y «apellido» de los clientes, incluir su «domicilio» y su «dirección de correo electrónico»), entonces deberíamos tomar cada una de las fichas, escribir el nombre de los mismos y finalmente especificar los datos para cada uno.
Si no hubiese más espacio en una de las fichas, sería necesario anexar otra, algo que volvería aún más trabajosa la tarea. En un ordenador, basta con agregar la cantidad de columnas deseada una sola vez, para luego simplemente actualizar cada registro con los nuevos datos.
Con respecto a la relación entre las diferentes tablas, es éste el punto en el cual la potencia de las bases de datos digitales se vuelve realmente fascinante. Si debemos confeccionar la base de datos de alumnos de un colegio, por ejemplo, la versión más simple incluiría una tabla con la información personal de cada uno, como ser su nombre y apellido, su fecha de inscripción, su domicilio y los datos de contacto.
Claro que para aprovechar las posibilidades que nos brinda la informática, podríamos volverla mucho más compleja. Si quisiéramos especificar en qué año y división se encuentra actualmente cada uno, así como los datos de los docentes con los que están estudiando, no sería muy apropiado incluir todo esto en el registro de cada alumno, ya que esto supondría un trabajo colosal, que debería actualizarse cada año; aquí entran en juego las relaciones entre tablas.
Si agregamos una tabla denominada «Grupos», allí podremos registrar una sola vez los datos de los docentes que se encuentran trabajando en cada clase, en cada división, y simplemente relacionar la tabla «Alumnos» con ella de manera que baste con indicar un valor (como ser el código único de grupo) para acceder a todos los detalles de su clase. Más aún, los datos específicos de los maestros deberían estar en su propia tabla, de la cual podríamos tomar tan sólo un número de identificación para referirnos a ellos en «Grupos».
