Del latín secretarĭus, una secretaria o un secretario es una persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo.
La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en una empresa u organización. Se trata de la empleada que se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a su superior.
Atender el teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas, archivar documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las tareas que desarrolla una secretaria.
Por ejemplo: “Me gustaría que tengamos una reunión en los próximos días para analizar este negocio. Por favor, llama a mi secretaria así arreglamos un encuentro”, “Voy a pedirle los papeles a mi secretaria para proceder a la firma del contrato”, “Ayer hablé con tu secretaria y me dijo que estabas enfermo: ¿qué te ha pasado?”.
Aunque el cargo de auxiliar administrativo puede ser ejercido por hombres o mujeres, lo habitual es que sea una mujer quien se desempeña en esta función. Por eso es mucho más frecuente hablar de secretaria y no de secretario.
En América, sin embargo, un secretario es un funcionario público a cargo de un departamento administrativo del gobierno. En este caso, un secretario se asemeja a un ministro: “El secretario de Comercio se reunió con el presidente para determinar los pasos a seguir ante la huelga”.
