Un sistema es un módulo ordenado de componentes que interactúan entre sí y que se hallan interrelacionados. La idea de contable, por su parte, hace referencia a aquello vinculado a la contabilidad (el método que permite llevar las cuentas de una organización).
La noción de sistema contable, de este modo, puede entenderse de distintas maneras. En su sentido más amplio, se trata del conjunto de elementos que registran la información financiera y las interrelaciones de estos datos. Esta estructura, por sus características, contribuye a la toma de decisiones en el ámbito de la gerencia.
En concreto, podemos establecer que los pilares de todo sistema contable son tres, los que le permiten darle forma:
-Registro de la actividad financiera, que debe estar al día y que debe estar recogida en el documento establecido para ello.
-Clasificación de la información en grupos y categorías para que pueda ser estudiada, analizada y utilizada de la manera más adecuada posible.
-Resumen de toda la información de la contabilidad de la empresa en cuestión, para que pueda ser tenida en cuenta por las personas que se encuentran al frente de la entidad.
Los sistemas contables se componen de diversos tipos de documentos e implican la participación de especialistas (contadores) que se encargan del registro preciso y del análisis de la información. Los contadores suelen trabajar en conjunto con los gerentes o los responsables de tomar las decisiones de la empresa.
Además de todo lo expuesto, es importante conocer otros datos relevantes respecto a todo sistema contable que se consideran fundamentales:
-Debe ser un sistema bien diseñado, comprensible y exhaustivo.
-Si está realizado de la manera correcta permitirá acometer un completo control de la contabilidad de la empresa al tiempo que facilitará la toma de decisiones que sea adecuada en cada momento.
-Muchos y variados son los objetivos que se intentan alcanzar al realizar un sistema contable. No obstante, entre los mismos destacan los siguientes: predecir los flujos de efectivo, ejercer control sobre las operaciones de la empresa en cuestión, apoyar a los administradores en sus funciones, ayudar a la elaboración de estadísticas, facilitar la toma de decisiones respecto a nuevos proyectos y rumbos empresariales…
-Para que pueda serle de gran utilidad a quienes están al frente de la entidad, se establece que es imprescindible que todo sistema contable sea comprensible, útil, neutral, totalmente verificable…
En la actualidad, el concepto de sistema contable suele asociarse al programa informático que permite registrar la información. El software contable cuenta con diferentes módulos para que una empresa pueda llevar sus libros y balances de manera digital y con herramientas que facilitan los cálculos.
Incluso es posible realizar un sistema contable básico en una planilla de cálculo. Así es posible registrar los ingresos y egresos económicos de una familia, destinando una hoja para el mes en curso. Los movimientos del periodo, a su vez, pueden reflejarse de manera automática en otra hoja donde se incrementan o se reducen los ahorros de la familia. Como se puede advertir, la planilla de cálculo funciona como un sistema contable.
