La archivología permite conservar documentos para su futura consulta.
La archivología es la disciplina dedicada al análisis de los archivos. El término archivo, por su parte, alude a un documento que una entidad, una empresa o un individuo genera en el marco del desarrollo de una actividad o función.
TemasConservación de archivos
También conocida como archivística, la archivología investiga todas las cuestiones vinculadas a los archivos y a las instituciones dedicadas a su conservación. De esta manera pretende promover el aprovechamiento de ambos.
Es habitual que se enmarque la archivología en las ciencias de la información. La gestión de los recursos, el examen de la información en su contexto y la exploración de su utilidad potencial son algunos de los temas de interés para esta área.
Múltiples prácticas y principios apuntan a favorecer la localización, la accesibilidad y el uso de los archivos. Pese a que siempre se persiguieron estos objetivos, recién en el siglo XIX se comenzaron a definir los protocolos y los procedimientos apropiados a partir de criterios científicos.
Protección de la historia
Hay que tener en cuenta que la archivología no solo se dedica a promover la preservación y la utilización de los documentos. También se centra en cómo deben evaluarse, clasificarse, ordenarse, administrarse, interpretarse y difundirse.
Puede decirse que la archivología, en definitiva, presta un servicio social. El trabajo de sus especialistas es vital para cuidar la historia y el patrimonio de las sociedades.
Por lo general la archivología se vincula a archivos públicos de gran tamaño. De todos modos, sus aportes también son importantes en los archivos de organizaciones reducidas o incluso en archivos familiares.
Las tres edades
La archivología es una disciplina muy amplia, con una gran profundidad y una base teórica que se ha ido enriqueciendo con el correr de las décadas, adquiriendo ideas de diferentes partes del mundo para ordenar y proteger los documentos más valiosos. En este marco debemos hablar de la teoría de las tres edades, que nos permite reconocer las diferentes etapas que atraviesan los archivos desde que se crean hasta que se almacenan.
Para ello debemos remitirnos a la unidad más pequeña, que es el documento. Todo comienza con su emisión y envío a un tercero, quien lo usa durante el plazo de tiempo que estipulen las reglas de su ámbito, y lo conservan en un espacio accesible para su reutilización mientras sea necesario. Esta es la primera edad de un archivo, aquélla en la cual es completamente vigente, de manera que exhibe una actividad constante de entrada y salida.
El volumen de los archivos es un problema cada vez menor gracias al almacenamiento digital.
Pero ningún documento es necesario para siempre, de manera que inevitablemente todos alcanzan la segunda edad, en la cual se ubican en archivos intermediarios. Allí pueden ser consultados ante una eventual necesidad, pero suelen pasar mucho tiempo (incluso, años) en una estantería. Cabe mencionar en este punto que las empresas no siempre almacenan sus propios documentos, sino que por lo general contratan a una que se dedique específicamente a este servicio, donde trabajan los profesionales de la administración de archivos.
Por último, si ya no es necesario el uso de un documento y tampoco desean destruirlo, lo almacenan en un archivo definitivo (a veces llamado histórico), del cual ya no será retirado salvo en casos excepcionales, ya que de su consulta no depende ninguna actividad. Esta tercera edad que contempla la archivología no existe en todos los contextos, ya que no todas las empresas desean destinar espacio y recursos a documentos que no volverán a utilizar. Sin embargo, en contextos donde el archivo permite mantener viva la historia, es la decisión más adecuada. De todos modos, con los constantes avances en las tecnologías de almacenamiento digital, el espacio físico es un problema cada vez menor.
