Un auxiliar administrativo es un empleado que realiza tareas vinculadas a la administración de una empresa.
El concepto de auxiliar, que deriva del vocablo latino auxiliāris, se emplea para calificar a aquel o aquello que brinda asistencia o algún tipo de ayuda. Administrativo, por su parte, alude a lo relacionado con la administración (el acto de organizar o disponer los recursos para alcanzar una meta).
La noción de auxiliar administrativo hace referencia a un puesto o cargo laboral que existe en la mayoría de las empresas. El auxiliar administrativo tiene como tarea el desarrollo de diversas actividades propias de la administración de la compañía.
TemasTareas de un auxiliar administrativo
Los auxiliares administrativos llevan a cabo trabajos típicos de una oficina: archivar documentos, realizar trámites, gestionar la agenda, etc. Por lo general estas personas se encuentran al servicio de un superior jerárquico, ayudándolo a cumplir con sus tareas.
El gerente de una empresa, por ejemplo, le puede pedir al auxiliar administrativo que reúna todas las facturas de las compras realizadas en el último semestre para analizar los gastos, las garantías en vigencia y otros datos. Al auxiliar administrativo, por otra parte, se le puede solicitar que se comunique con los clientes que registran una deuda con la firma para coordinar en qué momento puede pasar un cobrador a retirar el pago.
Conocimientos y formación
Un auxiliar administrativo debe contar con conocimientos sobre atención al cliente y a proveedores, marketing, técnicas comerciales, normas de calidad, protocolo, relaciones humanas, documentación e informática, entre otros temas.
Mientras más conocimientos disponga el auxiliar administrativo, mejor podrá desarrollar su trabajo y más posibilidades tendrá de crecer en la estructura interna de la organización.
Las funciones del auxiliar administrativo son múltiples.
La importancia del auxiliar administrativo
Aunque a veces este puesto de trabajo no reciba mucho respeto por parte de la sociedad, dado que no se encuentra en un alto nivel jerárquico, es necesario resaltar que las oficinas no podrían funcionar de forma correcta y eficaz si no fuera por los auxiliares administrativos. El amplio y variado número de tareas que llevan a cabo a diario debe ser considerado en conjunto para apreciar su importancia.
Tan fundamental resulta la presencia del auxiliar administrativo en una empresa que de su trabajo depende en gran parte el uso de la información y el funcionamiento de los sistemas administrativos. Veamos a continuación algunas de sus funciones más significativas en detalles:
* apoyo administrativo: lo realiza por medio del fotocopiado de documentos, del archivado, del envío de mensajes por vías digitales, de la atención telefónica, de la gestión de insumos y del registro de los mensajes entrantes. Además de estas tareas específicas, no es raro que sustituya al personal de la centralita telefónica y de la recepción cuando se ausentan;
* administración de la correspondencia: aunque en las últimas décadas el volumen de correspondencia física ha disminuido considerablemente a causa de la masificación de Internet, las empresas continúan enviando y recibiendo paquetes, y el trabajo del auxiliar administrativo es clave para que todo llegue a destino;
* gestión del archivo: este punto puede dar lugar a confusiones, ya que en las grandes compañías suele existir un puesto específico para la administración del archivo. Sin embargo, cuando el volumen de documentos no es tan grande, el auxiliar administrativo puede encargarse de ordenarlos y almacenarlos para su posterior uso;
* control del personal: entre sus tareas en este ámbito se encuentra el registro de las ausencias, de las horas trabajadas, de los derechos a días libres y de las reclamaciones;
* transcripción de textos: es común que le pidan pasar un borrador al ordenador o bien transcribir una grabación;
* contabilidad: como si todo lo anterior no fuera suficiente, algunos auxiliares administrativos tienen la obligación de realizar tareas tales como la elaboración de facturas y el cálculo de los salarios, la cotización a la seguridad social, la deducción de impuestos y el coste de los pedidos.
