El método Kanban optimiza la gestión de recursos.
Kanban es una metodología que apela a recursos visuales para la gestión de la producción y del flujo de trabajo (workflow) en general. El término procede del idioma japonés y refiere, justamente, a una señal visual.
El término alude tanto al sistema de gestión visual a través de llamado tablero Kanban como al método de optimización de procesos que se basa en este recurso para la entrega justo a tiempo, logrando así una reducción de desperdicios y una mayor eficiencia operativa. En ambos casos, la idea se asocia a la coordinación de acciones y el trabajo en equipo.
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ResumenOrigen del Kanban
El origen del Kanban se encuentra a finales de la década de 1940, cuando el ingeniero nipón Taiichi Ohno ideó un nuevo método de gestión para Toyota, la compañía para la cual trabajaba. Partiendo de la filosofía de manufactura Just-In-Time, Ohno propuso producir según la demanda (y no fabricar para introducir los productos en el mercado y así generar la demanda). En este marco, el ingeniero ideó las tarjetas Kanban para mantener el inventario en niveles bajos: cada tarjeta señalaba la necesidad de un producto nuevo y promovía así el inicio del proceso productivo del artículo en cuestión.
Con el tiempo, la metodología Kanban se fue adaptando a múltiples procesos y sectores. En la industria del software, por ejemplo, es habitual desde comienzos de este siglo.
El Kanban ayuda a hacer un análisis de cuellos de botella.
Sus características
Un tablero Kanban es un instrumento que facilita la visualización de las labores y contribuye a un proceso de desarrollo ágil. Sus tarjetas apuntan a la maximización de la eficiencia, evitando las tareas innecesarias.
Mediante un control de inventario y de cadenas de suministro, el Kanban permite ajustar los sistemas de producción y realizar una exitosa gestión de la demanda. También, a través de la priorización de tareas y la toma de decisiones basada en datos, impulsa la mejora continua.
Si bien hay múltiples tipos y adaptaciones, el funcionamiento básico del método Kanban en la producción es el siguiente: cuando se concreta una compra o un pedido en el sector de almacenamiento, la señal se transmite al inicio de la línea de montaje o fabricación para la producción de un nuevo artículo. De este modo, el proceso productivo se rige por la demanda y los denominados sistemas pull (es el cliente quien solicita el producto).
Lo importante es que la señal (que puede ser una tarjeta u otro elemento) provoque el movimiento que genere la producción de una nueva unidad. El análisis de la circulación de las señales, a su vez, permite identificar problemáticas o áreas que necesitan algún tipo de intervención.
La metodología Kanban contribuye a la mejora de procesos de negocio.
Tipos de Kanban
Los tableros Kanban pueden ser tanto físicos como virtuales. En el primer caso, lo habitual es que el tablero sea una pizarra o cartelera divididas en columnas, con notas adhesivas como señales. Estas señales se desplazan de acuerdo al progreso del flujo de trabajo.
Un tablero físico básico puede presentar tres columnas: «Para hacer», «En curso» y «Completado». En la primera columna se registran las tareas que deben realizarse, en la segunda aquellas que están en marcha y en la tercera, las que ya se hicieron. El movimiento de las señales o notas a lo largo del tablero es esencial.
El tablero Kanban digital comparte esa lógica. Se trata de un programa informático o una plataforma que puede usarse de manera asíncrona y remota para que los integrantes del equipo accedan desde cualquier lugar y cada vez que lo necesiten.
Otros tipos de Kanban surgen según el ámbito específico de aplicación del método. En este sentido puede hablarse de Kanban de producción, Kanban de pedido, Kanban de transporte, etc.
Sus principios
La implementación de Kanban se basa en una serie de principios o reglas. Uno de estos postulados indica que se debe comenzar por aquello que se hará ahora: es decir, la metodología puede aplicarse sobre los procesos de la actualidad, sin necesidad de comenzar desde cero.
Partiendo de esta base, el Kanban requiere de un compromiso con cambios graduales y progresivos. El equipo de trabajo debe comprometerse con cambios evolutivos para que el sistema mejore de modo paulatino pero firme. Los especialistas sostienen que las modificaciones abruptas tienen más probabilidades de fracaso.
Otro principio Kanban es el respeto por los procesos y los roles: cada miembro del equipo tiene que aceptar las responsabilidades e integrarse a la estructura de acuerdo a su cargo. No obstante, otra de las reglas de implementación del método Kanban admite que el liderazgo no se ejerce únicamente en un sentido jerárquico y de manera descendente, sino que tienen que coexistir liderazgos en los diversos niveles de la organización que aporten a la dirección general.
Ejemplos de Kanban
Podemos encontrar ejemplos de Kanban en múltiples contextos. En una compañía pueden adherir tarjetas en los contenedores para luego despegarlas cuando el contenedor es usado. En este método Kanban básico, las tarjetas son señales que revelan el desarrollo del proceso de producción y que garantizan el reabastecimiento adecuado.
Tomemos ahora el caso de una pequeña empresa que pone en marcha un nuevo proyecto. Con el objetivo de favorecer la visualización de las tareas, se instala un tablero Kanban físico donde se detalla con carteles adhesivos quién debe realizar cada tarea, en qué fase se halla el trabajo y cuáles son los plazos a cumplir.
Si pensamos en un proceso de reclutamiento, el departamento de Recursos Humanos puede encargarse de su gestión con un tablero Kanban digital. Las tarjetas virtuales representarían a cada postulante, que avanzan en las columnas que señalan las etapas del proceso (analísis de CV, entrevista, consulta a las referencias, oferta laboral, contratación).
Otro ejemplo de Kanban lo podemos encontrar en una oficina de ventas. El tablero, en este caso, puede evidenciar el progreso desde la generación de un cliente potencial hasta la concreción de la operación, pasando por las distintas etapas de contacto y negociación.
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