La idea de nota de crédito se emplea en el terreno de la contabilidad. Se trata de un documento que puede usarse para anular una factura o para compensar algún monto incluido en ésta.
Cuando se concreta una operación comercial, el vendedor emite una factura correspondiente al producto entregado o al servicio prestado. En ella se detalla el dinero que el comprador / usuario tuvo o tiene que abonar. Si, por algún motivo, se debe anular la factura o devolver un porcentaje de lo pagado, se utiliza la nota de crédito.
Puede decirse, por lo tanto, que la nota de crédito es un comprobante generado por la misma empresa o la misma persona que emitió la factura en cuestión. A través de la nota de crédito , precisamente, se acredita la devolución de un cierto valor por un concepto que se detalla en el propio documento.
La importancia de las notas de crédito radica en la imposibilidad legal de eliminar una factura ya emitida. Quien necesita corregir una factura o anularla, en este marco, debe recurrir a una nota de crédito.
Supongamos que una compañía de televisión satelital le envía una factura a un cliente por un total de 2000 pesos, de los cuales 1500 pesos corresponden al servicio básico y 500 pesos a un paquete de canales prémium. Dicho cliente, sin embargo, nunca contrató esos canales prémium ni disfrutó sus señales. Ante el reclamo, la empresa emite una nota de crédito por 500 pesos. Así, el abonado podrá descontar esos 500 pesos de la nota de crédito cuando realice el siguiente pago.
Por otro lado, existe el concepto de nota de débito, un comprobante que las empresas mandan a sus clientes para notificarles que han cargado o debitado un valor o una suma en particular en sus cuentas. En este caso también es necesario indicar el concepto de la operación en el documento mismo. A diferencia de la nota de crédito, la de débito sirve para dejar constancia de un aumento de la deuda del cliente.
Muchos confunden este concepto con el de nota de crédito, ya que ambos son comprobantes o documentos que elaboran las compañías para hacer determinados ajustes a cuentas de terceros, tanto por que hayan cometido algún error, porque el cliente se haya atrasado en el pago de sus deudas o porque haya tenido lugar un cambio en las condiciones que produzca un aumento o un descenso del valor de la cuenta en cuestión.
Veamos a continuación una lista de las razones bien específicas por las cuales una empresa puede llegar a necesitar elaborar una nota de crédito:
* si desea darle al cliente un descuento en particular que no haya sido especificado en la factura que le emitió cuando realizó su compra de productos o servicios;
* corregir algún error que haya cometido en la primera factura. El ejemplo más común es que el precio de uno o más productos o servicios no se haya reflejado correctamente en la factura, sino que se haya indicado uno menor;
* si el cliente desea hacer uso de su derecho de devolver un producto por haberlo recibido dañado o por otras razones que contemple el reglamento de la empresa;
* para anular una operación o bien otorgar al cliente una bonificación.
A la hora de hacer la nota de crédito es muy importante incluir la misma información que figura en la factura que desea complementar. Con respecto al formato, la libertad es igual a la presente con las facturas, es decir que se pueden emitir en papel o bien de forma electrónica. En la actualidad, la mayoría de las empresas optan por la emisión electrónica para evitar la necesidad de digitalizar las notas y mejorar el control por medio de un programa contable.
