La optimización de procesos suele contribuir a la reducción de costos.
La optimización de procesos es la estrategia que lleva adelante una empresa para mejorar sus operaciones cotidianas. De este modo busca lograr una reducción de sus costos, un ahorro de tiempo y un incremento de la eficiencia.
El término optimización alude al acto y la consecuencia de optimizar: hallar el modo más adecuado o preferible de hacer una actividad. Un proceso, en tanto, es una serie de acciones sucesivas que se ejecutan de manera ordenada.
Puede decirse que la optimización de procesos supone la introducción de ciertos cambios en la organización y las actividades de una compañía. Las modificaciones pueden darse en flujos de trabajo, metodologías o sistemas.
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ResumenImportancia de la optimización de procesos
La optimización de procesos es una filosofía cuyas intervenciones pueden abarcar la totalidad de las áreas de la entidad o enfocarse en sectores específicos. Debe considerarse que en una empresa se ejecutan múltiples procesos de distinta índole, con lo cual la optimización es una tarea compleja.
El efecto de estos cambios resulta trascendental para la firma. La optimización de procesos puede corregir errores, sumar eficacia y eficiencia operativa y aumentar la productividad, por mencionar algunas posibilidades.
Poner en marcha una estrategia de optimización de procesos, asimismo, hace posible trabajar en pos de una mejora continua. La revisión de los procedimientos propicia la solución de problemas y ayuda a mejorar la calidad del producto o el servicio, aportando a la satisfacción del cliente.
Trabajar con IA para el análisis de big data ayuda a la optimización de procesos.
Distintas técnicas
Para lograr la optimización de procesos se pueden aplicar diversos principios y técnicas. La estrategia conocida como Six Sigma o Seis Sigma es uno de ellos: busca fortalecer las diferentes partes de cada proceso para conseguir una minimización de la variabilidad de los mismos. El objetivo es establecer un tope de 3,4 defectos por millón de oportunidades, considerando los defectos como aquellos eventos que provocan que un servicio o producto no sean satisfactorios para el cliente.
Otro modelo de gestión que favorece la optimización de procesos es el lean manufacturing, que se basa en usar la cantidad mínima necesaria de recursos en pos de reducir las pérdidas y maximizar el valor que se crea en la producción. El lean manufacturing ayuda a evitar los procedimientos innecesarios y la sobreproducción, por ejemplo.
También se pueden implementar el método Kaizen (que consiste en aplicar acciones sencillas y específicas que involucren a la totalidad de los trabajadores -incluyendo directivos- para fomentar la mejora continua) y el sistema de información Kanban (con tarjetas que ayudan a ajustar las operaciones). El sistema Just in Time o Justo a Tiempo (JIT) para reducir inventarios y costos y la Total Quality Management o Gestión de la Calidad Total (TQM) son otras herramientas importantes en la optimización de procesos.
Una adecuada gestión de la información es esencial para la optimización de procesos.
Etapas de la optimización de procesos
La optimización de procesos se desarrolla a través de una serie de etapas o fases:
- Mapeo de procesos: Consiste en relevar y reconocer las operaciones que realiza la compañía.
- Eliminación de pasos innecesarios: Con las operaciones ya identificadas, se pueden eliminar aquellas que no son indispensables.
- Análisis de actividades: Se deben examinar las actividades que seguirán llevándose a cabo para conocer sus fortalezas y debilidades.
- Aplicación de mejoras: Implica introducir cambios luego del análisis de datos previos.
- Evaluación de resultados: Es imprescindible supervisar las consecuencias de los cambios para determinar si el rumbo es el correcto o si, por el contrario, hay que adaptar la estrategia.
Los obstáculos
A la hora de tratar de avanzar con la optimización de procesos, pueden presentarse diversos inconvenientes. Uno de los más habituales son las dificultades para realizar la planificación: puede resultar complicado definir el presupuesto y establecer los plazos, dos cuestiones elementales para asegurar la efectividad y la sostenibilidad de los cambios a introducir.
Otro inconveniente es la falta de recursos. Se necesitan las herramientas apropiadas para identificar, analizar y mejorar los procesos.
No definir los objetivos con precisión y no determinar correctamente los indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar las actuaciones son otros obstáculos frecuentes que dificultan el éxito de la optimización de procesos.
Ejemplos de optimización de procesos
Tomemos el caso de una empresa que quiere optimizar su gestión de proyectos. Recurriendo a un software de planificación de recursos empresariales (ERP), comienza a utilizar diversos calendarios y agendas, asignando tareas y recursos de manera ordenada y apelando a sistemas de alertas y avisos. También recurre a la inteligencia artificial (IA) para automatizar tareas y la toma de decisiones basada en datos y al cloud computing para facilitar el trabajo en equipo.
Pensemos ahora en una compañía que aspira a la optimización de procesos en el área de marketing. Con dicho fin, implementa un programa informático para la gestión de relaciones con el cliente (CRM). Así logra mejorar la creación y el seguimiento de leads y establece una comunicación efectiva. El sistema también lo ayuda a lograr la fidelización de clientes y facilita la elaboración de campañas de marketing digital.
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