Una secretaria realiza múltiples tareas administrativas en una oficina.
Del latín secretarĭus, una secretaria o un secretario es una persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo.
La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en una empresa u organización. Se trata de la empleada que se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a su superior.
TemasTareas que realiza una secretaria
Atender el teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas, archivar documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las tareas que desarrolla una secretaria.
A todas estas tareas también habría que añadir la recepción de diversos tipos de documentos, el cálculo de diversas cuentas, tener absolutamente actualizada lo que sería la agenda de citas y también la de contactos profesionales que posee su jefe, acometer la información que sea requerida acerca de su departamento u oficina.
Para poder conseguir acometer de la manera más eficaz y eficiente estas funciones es vital que la secretaria tenga amplios conocimientos en áreas tales como la contabilidad, la gestión o la ofimática. En este último aspecto es vital que maneje a la perfección programas tales como procesadores de textos, plataformas de correo electrónico o softwares de gestión de bases de datos.
Por ejemplo: “Me gustaría que tengamos una reunión en los próximos días para analizar este negocio. Por favor, llama a mi secretaria así arreglamos un encuentro”, “Voy a pedirle los papeles a mi secretaria para proceder a la firma del contrato”, “Ayer hablé con tu secretaria y me dijo que estabas enfermo: ¿qué te ha pasado?”.
Atender el teléfono y coordinar la agenda de su jefe son dos actividades que suelen desarrollar las secretarias.
Distintos cargos y funciones
Aunque el cargo de auxiliar administrativo puede ser ejercido por hombres o mujeres, lo habitual es que sea una mujer quien se desempeña en esta función. Por eso es mucho más frecuente hablar de secretaria y no de secretario.
Entre las distintas variedades de secretarias que pueden existir, podríamos destacar, la que se da en llamar secretaria particular. Como su propio nombre indica, aquella es la que tiene como funciones el encargarse de todos los asuntos personales y privados de su jefe, que ocupa un puesto de autoridad.
En América, sin embargo, un secretario es un funcionario público a cargo de un departamento administrativo del gobierno. En este caso, un secretario se asemeja a un ministro: “El secretario de Comercio se reunió con el presidente para determinar los pasos a seguir ante la huelga”.
Serie «Inés Duarte, secretaria»
Las relaciones que se establecen entre jefes y secretarias así como el poder que tienen estas últimas, al conocer de primera mano todos los secretos de aquellos, han inspirado mucho a los ámbitos del cine, la literatura o la televisión. En este sentido, podríamos destacar la serie de la pequeña pantalla: “Inés Duarte, secretaria”.
En el año 1990 fue comenzó a emitirse en Venezuela esta producción, protagonizada por la actriz Amanda Gutiérrez, que contaba cómo una mujer poco agraciada y con bajo autoestima se convierte en la secretaria de un hombre acaudalado al que, con el paso del tiempo, conseguirá conquistar.
