Una videoteca es una colección de cintas de video. Estas cintas magnéticas son grabaciones que registran sonidos e imágenes.
Se conoce como videoteca al espacio que almacena este tipo de materiales. Puede decirse que las videotecas atesoran videos así como las bibliotecas conservan libros o las filmotecas guardan filmes.
La finalidad de una videoteca es preservar, organizar, catalogar y dar a conocer documentos audiovisuales. Durante mucho tiempo, estos archivos implicaban la existencia de videocasetes o videocintas, con lo cual las videotecas recopilaban estos objetos.
Con el avance de la tecnología, sin embargo, los sistemas de video comenzaron a recurrir a discos y así se popularizaron los CDs y los DVDs. Luego, de la mano del auge de la digitalización, las grabaciones se volvieron virtuales, siendo almacenadas en computadoras (ordenadores) o en servidores accesibles a través de Internet.
Estos cambios incidieron en la realidad de las videotecas. Hoy en día estos espacios suelen contener mucho más que videocasetes, ya que su esencia radica en la recopilación y la difusión de registros audiovisuales, independientemente de su formato.
El funcionamiento de las videotecas puede variar según cada institución. En muchos casos, los socios o los interesados en general pueden solicitar el préstamo del material. En otras entidades, los videos deben ser visualizados en el lugar. También hay videotecas que organizan la proyección de películas a través de ciclos temáticos.
Cabe resaltar que hay videotecas sin existencia física. La videoteca de la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, por ejemplo, tiene más de 2640 videos digitalizados que están relacionados a la literatura y pueden verse vía Internet.
Al día de hoy, muchas personas cuentan con un gran número de películas y demás contenidos en formato de vídeo, como ser recitales y documentales, en medios que van desde el casete VHS hasta el blu-ray, pasando por los archivos digitales. Para ellas, este patrimonio es invaluable y por esta razón es necesario mantenerlo en buenas condiciones.
El primer paso consiste en ordenar y organizar todo el contenido, una tarea que en ciertos casos puede tomar mucho tiempo y esfuerzo. Gracias a la posibilidad de comprar estos productos en formato digital, los coleccionistas pueden tener mucho más en menos espacio físico. Ya no hay que preocuparse por colmar los muebles, el ático o el sótano de casetes y discos, sino de hacerse con una serie de discos duros o SSD de capacidad suficiente.
Claro que la era digital tampoco es perfecta: si bien nos permite dejar atrás la preocupación por el espacio físico, los discos no duran para siempre y de hecho son propensos a los fallos. A grandes rasgos podemos decir que los discos duros son menos fiables que los SSD (discos en estado sólido), pero permiten muchos más ciclos de lectura y escritura. Otra diferencia considerable es el precio: los primeros son mucho más baratos, por lo cual suelen ser la opción favorita del público.
Para mantener la videoteca, por lo tanto, es necesario asegurarse de que todo el contenido pueda reproducirse: limpiar las cintas y los discos, hacer copias de seguridad si creemos que están a punto de alcanzar el final de su vida útil y cuidar que los archivos digitales no se corrompan son algunos de los pasos más comunes.
La organización del contenido se puede hacer de muchas maneras, tanto en papel como con ayuda de un programa informático. Lo primero es decidir de qué manera queremos ordenar la videoteca, es decir, con qué criterio: por orden alfabético, por fecha de publicación, con subclasificaciones por género o país de proveniencia, etcétera. Hay quienes también crean breves fichas para cada vídeo, donde incluyen una sinopsis, el reparto u otros datos complementarios.
