La verificación de saldos es clave en el balance de comprobación.
Un balance de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los debitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero.
No obstante, tenemos que resaltar que dentro del ámbito de la contabilidad y la gestión financiera de cualquier empresa se hace necesaria la existencia de otra serie de balances, además del citado de comprobación. En concreto, también se tienen que llevar a cabo la elaboración de los balances de situación y de pérdidas y ganancias, por ejemplo.
De estos dos nuevos balances, el primero mencionado es el que tiene como claro objetivo mostrar en todo momento la situación económica por la que está atravesando la empresa en cuestión. El segundo, como su propio nombre lo indica, es el documento que permite conocer si aquella tiene bien pérdidas o beneficios.
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ResumenCaracterísticas de un balance de comprobación
El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales.
El balance de comprobación también permite confirmar que la contabilidad de la empresa esté bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Ese sería el caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anotó dicho pago a otro. El balance sería correcto desde los números, sin errores contables, pero no en la práctica.
Puede decirse que el balance de comprobación es un listado que presenta la totalidad de las cuentas que aparecen en el libro mayor de una compañía. El registro incluye el nombre y el saldo contable de cada una de las cuentas contables nominales. Dicho saldo puede ser deudor (cuyos valores se consignan en la columna correspondiente al débito) o acreedor (que se escribe en la columna que corresponde al crédito). De este modo, el balance de comprobación apela al sistema que se conoce como de partida doble.
Cabe destacar que quien desarrolla el balance de comprobación suele ser el contador que ha registrado las transacciones financieras en el libro diario y luego las publicó en los libros mayores.
El balance de comprobación suele ser realizado por un contador público.
La importancia de la estructura
Además de todo lo expuesto no podemos pasar por alto el hecho de que todo balance de comprobación tiene que contar con una estructura clara, concisa y fácilmente comprensible. De esta manera, se establece que siempre tiene que contar con los siguientes apartados en pro de su claridad: cuenta, sumas debe, sumas haber, saldo debe y saldo haber.
Asimismo, una vez tenidos en cuenta todos estos elementos que dan estructura al balance de comprobación, se debe proceder a su elaboración, que se compone de dos pasos básicamente: primero hay que realizar todas las sumas para cada cuenta de las anotaciones, tanto las del deber como las del haber, y lograr el correspondiente saldo para los dos mencionados apartados.
Es decir, la elaboración de un balance de comprobación comienza con la realización de las sumas de las anotaciones de cada cuenta. En el paso siguiente, se obtiene el saldo de cada cuenta (la diferencia entre el debe o los débitos y el haber o los créditos). Por último, las sumas y los saldos obtenidos se trasladan al balance.
Por lo general, el balance de comprobación es un documento voluntario para el empresario, aunque recomendable para que éste pueda conocer con precisión el estado financiero de su empresa sin necesidad de arrastrar errores hasta la elaboración de las cuentas anuales. No obstante, en algunos países su elaboración se considera obligatoria.
En el Código de Comercio de España, más precisamente en el artículo 28, se alude al requerimiento de transcribir, al menos de manera trimestral, las sumas y los saldos del balance de comprobación al libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Por lo se interpreta que resulta una obligación legal desarrollar un balance de comprobación cada trimestre.
Si las sumas de los débitos y los créditos del balance de comprobación no concuerdan, deben realizarse ajustes contables.
Ejemplos de balance de comprobación
Para completar este artículo repasaremos algunos ejemplos de balance de comprobación. Supongamos que una compañía dispone de tres cuenta que registran movimientos en el transcurso del último mes: Caja (cuyo saldo crédito asciende a $15.000), Ventas (con un saldo crédito que llega a $6.000) y Proveedores (que presenta un saldo débito de $21.000) Al desarrollar el balance de comprobación, el resultado de las sumas de los créditos y los débitos tiene que ser idéntico. En este caso, ambas dan $21.000.
Es importante tener en cuenta que las sumas de los créditos y los débitos siempre deben ser coincidentes. Por ejemplo, si la suba de los créditos da U$S 50.000 mientras que la suma de los débitos queda en U$S 48.000 en el balance de comprobación, hay un error. En ese caso, resulta necesario revisar los registros, detectar dónde surge la diferencia y corregirla. Así, realizado el ajuste correspondiente, se logra la conciliación.
