Memorándum es una palabra latina que significa «cosa que debe recordarse». El concepto tiene varias definiciones y usos, según admite la Real Academia Española (RAE).
Un memorándum es, en su acepción básica, un informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o acción. También puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar.
Aunque la palabra correcta es memorándum, en la actualidad suele cambiarse por memorando, una derivación del plural del vocablo original (memoranda).
Tipos de memorándum
Podemos encontrar diversos tipos de memorándum según su ámbito de uso.
En el mundo diplomático, un memorándum es una comunicación menos solemne que la memoria y que la nota, donde se recapitulan hechos y razones que deben ser tenidas en cuenta en los asuntos más importantes. Generalmente, los memorándum diplomáticos no se encuentran firmados.
La RAE también aclara que un memorándum puede referirse a una nota que se envía por mano a una persona dentro de una misma institución u oficina, o incluso a un resguardo bancario.
Por otra parte, el término memorándum es usado muchas veces como sinónimo de oficio. Se trata de un documento o comunicación escrita de carácter oficial o protocolario que utilizan las autoridades. Su función es relacionar a los órganos administrativos de mayor jerarquía.
Un oficio de este tipo se utiliza para comunicar disposiciones, consultas, órdenes e informes. También cumple funciones de invitación, de felicitación, de colaboración y de agradecimiento, entre otras. El oficio cuenta con varias partes ya estipuladas, como el membrete, la numeración, el asunto, la referencia y el cuerpo.
Un memorándum de entendimiento, en tanto, es una clase de documento que permite la descripción de un convenio entre partes. Esta notificación plasma un acuerdo alcanzado para llevar a cabo un acción o un proyecto en conjunto, sin que se trate de un pacto vinculante a nivel legal.
Sus partes
La primera parte del memorándum es el encabezado, donde se debe escribir «MEMORÁNDUM» para indicar el tipo de documento desde el comienzo. Esto no sólo sirve para dar inicio a la redacción sino también para asegurarse de haber escogido un ancho adecuado para el borde de la página.
Este título debe escribirse en negrita, usando un tamaño de fuente igual o superior al del resto del texto, para conseguir que destaque lo suficiente. Con respecto a su alineación, vale tanto a la izquierda como al centro. Dejando una línea en medio, pasamos a mencionar al destinatario, que también puede ser múltiple (por ejemplo: «a todos los empleados»).
Dada la naturaleza formal del memorándum, es imperioso usar un lenguaje formal y respetuoso para con los destinatarios, independientemente del grado de cercanía que el emisor tenga con ellos fuera del ámbito laboral. Por ejemplo, en algunas compañías se da que varios de sus directivos o gerentes tienen estrechas relaciones de amistad que incluso se originaron antes de trabajar juntos; pero a la hora de comunicarse dentro de la oficina, es importante mantener los estándares de formalidad que deben acatar todos los empleados.
Los siguientes datos pueden ser más destinatarios a los que deseamos enviarles una copia del memorándum, nuestro nombre, la fecha completa y el asunto. Este último dato es muy importante, ya que debe ofrecerle al lector una idea concisa del contenido del documento. No se recomienda reducirlo a una sola palabra, sino a una frase que resuma la idea correctamente: en lugar de «Filtraciones», por mencionar una posibilidad, es preferible detallar: «Plan para combatir las filtraciones». Cabe destacar que el saludo puede omitirse ya que no se trata de una carta que se envía por correspondencia.
Como sucede con cualquier tipo de documento, es de gran importancia tener en cuenta quién lo leerá. Si se trata de una nota interna de una compañía, el tipo de receptor se deberá evaluar en base a su cargo y su especialización: no conviene usar vocabulario técnico que no pueda entender. En el formato del memorándum también se deben evitar palabras o expresiones en el mensaje que puedan ofender su sensibilidad, datos confidenciales que puedan poner en riesgo la empresa si se divulgan y acusaciones públicas contra algún empleado.
Ejemplos de memorándum
Supongamos que el dueño de una empresa desea convocar a todos los directivos a una reunión. Para esto puede enviar un memorándum:
MEMORÁNDUM
A todos los gerentes y subgerentes.
Asunto: Reunión para la planificación de acciones.
Propósito: Se convoca a los responsables de cada área a un encuentro donde se diseñarán acciones a aplicarse a lo largo del próximo año con el objetivo de favorecer el crecimiento de la compañía. La cita es el martes 14 de septiembre a las 10.00 en el Salón de Usos Múltiples.
Veamos otro ejemplo de memorándum:
MEMORÁNDUM
A los trabajadores y las trabajadoras de Corpotech.
Asunto: Celebración de nuestro décimo aniversario.
Propósito: Con motivo del décimo aniversario de nuestra compañía, convocamos a todo el personal a un brindis que se realizará el viernes 1 de julio a las 9 de la mañana en el hall. Concluido el festejo, se retomarán las actividades habituales.