Definición de memorándum

Memorándum es una palabra latina que significa “cosa que debe recordarse”. El concepto tiene varias definiciones y usos, según admite la Real Academia Española (RAE).

Memorándum

Un memorándum es, en su acepción básica, un informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o acción. También puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar.

En el mundo diplomático, un memorándum es una comunicación menos solemne que la memoria y que la nota, donde se recapitulan hechos y razones que deben ser tenidas en cuenta en los asuntos más importantes. Generalmente, los memorándum diplomáticos no se encuentran firmados.

Por último, la RAE también aclara que un memorándum puede referirse a una nota que se envía por mano a una persona dentro de una misma institución u oficina, o incluso a un resguardo bancario.

Aunque la palabra correcta es memorándum, en la actualidad suele cambiarse por memorando, una derivación del plural del vocablo original (memoranda).

Por otra parte, el término memorándum es usado muchas veces como sinónimo de oficio. Se trata de un documento o comunicación escrita de carácter oficial o protocolario que utilizan las autoridades. Su función es relacionar a los órganos administrativos de mayor jerarquía.

Un oficio de este tipo se utiliza para comunicar disposiciones, consultas, órdenes e informes. También cumple funciones de invitación, de felicitación, de colaboración y de agradecimiento, entre otras. El oficio cuenta con varias partes ya estipuladas, como el membrete, la numeración, el asunto, la referencia y el cuerpo.

La primera parte del memorándum es el encabezado, donde se debe escribir «MEMORÁNDUM» para indicar el tipo de documento desde el comienzo. Esto no sólo sirve para dar inicio a la redacción sino también para asegurarse de haber escogido un ancho adecuado para el borde de la página.

MemorándumEste título debe escribirse en negrita, usando un tamaño de fuente igual o superior al del resto del texto, para conseguir que destaque lo suficiente. Con respecto a su alineación, vale tanto a la izquierda como al centro. Dejando una línea en medio, pasamos a mencionar al destinatario, que también puede ser múltiple (por ejemplo: «a todos los empleados»).

Dada la naturaleza formal del memorándum, es imperioso usar un lenguaje formal y respetuoso para con los destinatarios, independientemente del grado de cercanía que el emisor tenga con ellos fuera del ámbito laboral. Por ejemplo, en algunas compañías se da que varios de sus ejecutivos tienen estrechas relaciones de amistad que incluso se originaron antes de trabajar juntos; pero a la hora de comunicarse dentro de la oficina, es importante mantener los estándares de formalidad que deben acatar todos los empleados.

Los siguientes datos pueden ser más destinatarios a los que deseamos enviarles una copia del memorándum, nuestro nombre, la fecha completa y el asunto. Este último es muy importante, ya que debe ofrecerle al lector una idea concisa del contenido del documento. No se recomienda reducirlo a una sola palabra, sino a una frase que resuma la idea correctamente: en lugar de «Filtraciones», «Plan para combatir las filtraciones». Nótese que el saludo puede omitirse, ya que no se trata de una carta.

Como sucede con cualquier tipo de documento, es de gran importancia tener en cuenta quién lo leerá. Si se trata de un memorándum interno de una compañía, el tipo de receptor se deberá evaluar en base a su cargo y su especialización: no conviene usar vocabulario técnico que no pueda entender. También se deben evitar palabras o expresiones que puedan ofender su sensibilidad, datos que puedan poner en riesgo la empresa si se divulgan y acusaciones públicas contra algún empleado.

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Referencias

Autores: Julián Pérez Porto y Ana Gardey. Publicado: 2008. Actualizado: 2020.
Definicion.de: Definición de memorándum (https://definicion.de/memorandum/)

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