Una oficina puede ser utilizada por un trabajador o por varios.
Del latín officīna, una oficina es el local destinado a algún trabajo. Puede tener distintas formas de organización y de distribución del espacio de acuerdo a la cantidad de trabajadores y a su función.
Existen oficinas o despachos ocupados por un único trabajador (por lo general, un directivo, gerente o hasta el dueño de la empresa). Otras oficinas son compartidas por muchas personas; si se trata de un sitio de gran tamaño, cada trabajador tendrá su propio espacio. En cambio, si la oficina es de dimensiones reducidas, es probable que varios trabajadores compartan grandes mesas.
TemasOrganización espacial de una oficina
Cada organización espacial de la oficina tiene sus ventajas y desventajas. Cuando cada trabajador tiene su propio espacio, se mejora la comodidad (y, por lo tanto, la motivación y la productividad) y se reducen las conversaciones entre los trabajadores, lo que permite evitar la pérdida de tiempo. En el aspecto negativo, cuando el trabajador se encuentra aislado, es probable que se disperse con mayor facilidad y que, en lugar de trabajar, se dedique a navegar por Internet u otras actividades ociosas.
En las oficinas donde existe menos espacio y distancia entre los empleados, suele haber un clima más bullicioso y menor concentración. Sin embargo, los directivos podrán controlar a los trabajadores con mayor facilidad sin necesidad de desplazamientos.
Existen edificios de oficinas donde, en lugar de departamentos para vivienda, todas las estructuras disponibles se destinan a la instalación de oficinas. Estos edificios son muy usuales en los centros comerciales y administrativos de las grandes ciudades.
Las oficinas son espacios de trabajo.
Diferentes disposiciones
No existe una disposición universal para las oficinas, aunque es cierto que muchas siguen una línea general de diseño. Lo ideal es que cada empresa organice este aspecto de acuerdo con varias cuestiones. Por ejemplo, un factor que marca una gran diferencia es la existencia o no de grupos dentro de la oficina; si algunos de los empleados deben trabajar junto con otros el espacio debe dividirse de forma particular.
En las compañías que se dedican al desarrollo de software es muy común organizar las oficinas en «islas», grupos de escritorios que se ubican juntos para que los empleados puedan estar cerca de sus compañeros de equipo y de su supervisor. Esto acarrea una serie de decisiones que afectan la navegación del espacio, ya que unir tantas mesas y sillas resta la cantidad de pasillos posibles, exige un mayor número de cables y enchufes en una misma zona y puede aumentar el bullicio en los momentos de distracción.
En empresas o departamentos donde el trabajo es individual, no existen estos problemas aunque también es necesario pensar en la agrupación de empleados para optimizar su comunicación y la supervisión de su desempeño. La oficina debe pensarse de manera similar al aula: si bien los trabajadores son adultos, también tienden a perder la motivación y a dispersarse, como les sucede a los niños en la escuela, por lo cual siempre es necesario el control por parte de una figura de mayor autoridad. Para facilitar su tarea, resulta conveniente orientar los escritorios de manera que con un vistazo se detecten las faltas de rendimiento.
Influencia de la oficina en el desempeño laboral
Los colores, las formas y la cantidad de elementos presentes en una oficina son también muy importantes para el desempeño de los empleados y, por lo tanto, para el rendimiento en general. Es necesario crear un ambiente de trabajo agradable pero sin llegar a incitar el ocio, a la vez que no se alcance un nivel de seriedad que dé lugar a la depresión.
Los colores vivos ayudan, así como las formas geométricas que generen un cierto movimiento. La iluminación natural es otro aspecto esencial para la salud física y mental de los trabajadores.
