Al definir el alcance de un proyecto se debe realizar una estimación de tiempo.
El alcance de un proyecto es el establecimiento de los objetivos se pretenden lograr. Se trata de la determinación de la meta a la que se aspira a llegar al llevar a cabo el proyecto en cuestión.
De este modo, puede decirse que el alcance de un proyecto está asociado al resultado que se espera conseguir al desarrollar determinadas acciones. Esta definición tiene que realizarse en la instancia de planificación, antes del inicio de la ejecución del proyecto.
Los objetivos del proyecto o las metas del proyecto, por lo tanto, constituyen el alcance del mismo. Para proceder a la evaluación final del proyecto se debe analizar si se obtuvieron los resultados esperados o si, por el contrario, el alcance no fue el anhelado.
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ResumenCómo establecer el alcance de un proyecto
El alcance de un proyecto suele instituirse de acuerdo al criterio SMART. Este acrónimo de la lengua inglesa hace referencia a cinco principios: Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (alcanzable), Realistic (realista) y Time-related (delimitado por un plazo temporal).
Si se tienen en cuenta estos criterios, el alcance de un proyecto debe ser concreto y determinado; tiene que poder medirse o resultar mensurable; se debe poder alcanzar en el plano real y no solo teórico; y su cumplimiento tiene que estar en condiciones de lograrse en el periodo de duración que se marca para el emprendimiento.
A partir de estos pilares, el alcance puede fijarse con precisión, marcando incluso los límites del proyecto. Esta delimitación es clave a la hora de desarrollar el análisis de necesidades, la estimación de costos y la asignación de recursos, por ejemplo.
El alcance de un proyecto debe contemplar un estudio de viabilidad y tiene que considerar la factibilidad financiera.
Su registro y comunicación
El registro y la comunicación del alcance de un proyecto son pasos importantes. Las conclusiones del trabajo llevado a cabo para la determinación tienen que quedar debidamente consignadas en documentos para facilitar su consulta y su transmisión.
Un texto con la descripción específica del alcance es imprescindible. Este documento tiene que ser claro y conciso. Además, mediante planillas y recursos gráficos se deben asignar roles y responsabilidades en el equipo de proyecto, señalar la coordinación de actividades y detallar la priorización de tareas, entre otras cuestiones.
Es importante destacar que la documentación del proyecto y de su alcance debe apuntar tanto a la comunicación interna como a la comunicación externa. La estrategia de comunicación tiene que resultar útil para la toma de decisiones de diferentes actores involucrados con el proyecto.
Es importante llevar adelante un control financiero para asegurar el cumplimiento del alcance del proyecto.
Utilidad del alcance de un proyecto
La utilidad del alcance de un proyecto es notoria. Cuando el alcance es establecido de manera correcta, contribuye a la gestión de riesgos y a desarrollar un monitoreo de avance del cronograma del proyecto.
Con el alcance ya definido, la información ayuda a evitar las modificaciones y los desvíos. Si bien siempre es posible hacer ajustes de alcance, el material funciona como una guía. Por otra parte, la determinación del alcance implica que se llegó a un acuerdo entre las partes involucradas, con lo cual se entiende que cada actor conoce los límites y las potencialidades desde el primer momento.
Información básica
Más allá de especificidades y preferencias, el alcance de un proyecto siempre debe incluir ciertos datos básicos. Los objetivos a cumplir, las tareas a desarrollar con dicho fin, el contexto, los recursos a disposición, los costos previstos, los riesgos y los plazos no pueden faltar.
Con estos parámetros ya definidos y el proyecto en marcha, se deben estudiar indicadores de desempeño que permitan realizar informes de avance. Así se pueden ir analizando métricas de éxito y trabajar en la gestión de expectativas.
Si no se están logrando los beneficios esperados, se pueden implementar medidas de contingencia que contribuyan a la resolución de conflictos y apostar por la innovación y creatividad para superar los obstáculos. La idea es que el alcance del proyecto, a partir de estos cambios o incluso de nuevos objetivos, sea posible.
Ejemplo de alcance de un proyecto
Supongamos que el presidente de una empresa chilena se plantea la posibilidad del desembarco de la firma en el exterior. La idea es que la compañía llegue con sus productos a otros cuatro países: Argentina, Uruguay, Paraguay y Bolivia.
Luego de varias reuniones con el equipo directivo, se define el alcance del proyecto. Se establece que la empresa abrirá sucursales en esos cuatro mercados con el objetivo de lograr un incremento del 20% de las ventas totales en un plazo de dos años.
En la planificación, se indica que la apertura de las filiales será escalonada, con una inauguración cada dos meses, comenzando por Argentina, siguiendo por Uruguay, luego Paraguay y finalmente Bolivia. Para la ejecución del proyecto, se calcula una inversión de 3 millones de dólares.
En este ejemplo simplificado de una posible situación real, el alcance del proyecto cumple con los criterios SMART. Hay una meta específica (abrir cuatro filiales para aumentar un 20% el volumen de ventas), mensurable (se pueden medir los avances y logros), alcanzable (según el análisis de mercado), realista (también de acuerdo al estudio previo) y vinculado a un periodo de tiempo (dos años).
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