Licitación es el acto y el resultado de licitar: ofrecer algo en concurso público o subasta. El término proviene del vocablo griego licitatio.
Existen dos grandes acepciones de licitación. Por un lado, el concepto puede hacer referencia a un proceso de subasta o remate: la venta de un bien al mejor postor. Aquel que realiza la oferta más alta, gana la licitación.
Una licitación también se desarrolla cuando una entidad hace pública una necesidad y solicita propuestas para satisfacerla. Una vez que recibe las ofertas, que deben cumplir con los requisitos establecidos en las bases de la licitación, las evalúa y selecciona la más conveniente. Así hay una oferta que resulta ganadora de la puja.
Estas licitaciones suelen ser realizadas por organismos estatales. Supongamos que un gobierno desea construir una carretera. Para determinar qué empresa se encargará de la obra, abre una licitación. Todas las compañías interesadas en adjudicarse el proyecto deben indicar por cuánto dinero están dispuestas a desarrollar la obra y otros detalles. Cuando llega el cierre de la licitación, el gobierno en cuestión estudia las opciones y elige aquella que considera más idónea.
Con respecto a las fases de la licitación, en cada país existen reglas propias; incluso dentro de un mismo país puede haber diferencias dependiendo del objeto y el monto, por ejemplo. Por otro lado, una compañía privada puede elaborar sus propias reglas para luego realizar una licitación totalmente legal y transparente.
Dicho esto, podemos definir algunas de las fases más comunes de la licitación:
* se preparan los pliegos de condiciones (o cláusulas): en éstos se deben describir de manera detallada las características de la infraestructura que la entidad desea construir o bien del servicio que quiere prestar. Por lo general, los pliegos se dividen en condiciones técnicas, económicas y administrativas. Para su elaboración es necesario conocer a fondo la materia. Además, este proceso inicial toma mucho tiempo, lo cual se traduce en un coste elevado;
* se publica la convocatoria: esta fase de la licitación puede llevarse a cabo en periódicos de difusión general, en portales de Internet que se dediquen a esto específicamente, por medio de mensajes de correo electrónico a las compañías inscritas en la sede correspondiente o en boletines oficiales;
* se presentan las ofertas: por lo general, se componen de una parte técnica y una económica. Es posible exigirles a los ofertantes un depósito o fianza, que no suele superar el 2% del monto del contrato. Este dinero se les devuelve a los no adjudicatarios y se retiene a los adjudicatarios hasta que el contrato se completa. Hay quienes no exigen la fianza en esta fase, sino que lo hacen más adelante, solamente a los adjudicatarios;
* se evalúan las ofertas: una vez que las ofertas que no reúnen los requisitos preestablecidos se descartan, se evalúan las otras siguiendo un criterio establecido en los pliegos de condiciones. Si bien el precio es el más importante de los parámetros, no suele ser el único (lo es en la subasta). Cada parámetro recibe una puntuación según su grado de cumplimiento de las condiciones;
* adjudicación: la obra o el servicio en cuestión se adjudica a quien haya realizado la oferta con la mejor puntuación;
* se formaliza el contrato: éste lo firman la organización que convoca la licitación y el adjudicatario, basándose en los pliegos de condiciones y en la oferta.
Los pliegos de condiciones representan una serie de obligaciones tanto para quien convoca la licitación como para el resto de los participantes. Los oferentes deben cumplirlas y el convocante no puede cambiarlas en plena licitación, a menos hasta la fase de «adjudicación». Por ejemplo, si la empresa ganadora no le agrada, no tiene derecho a anular el proceso. En cambio, sí puede hacerlo si nadie se presenta o si ninguno de los participantes cumple las condiciones.
