Microsoft Teams ayuda a gestionar grupos de trabajo.
Microsoft Teams es una plataforma que simplifica el trabajo en equipo. Ofrece diversas herramientas de comunicación y para compartir documentos.
A través de Microsoft Teams es posible organizar reuniones virtuales, crear chats privados y gestionar archivos compartidos, por ejemplo. Cabe destacar que esta herramienta se integra a otros recursos y aplicaciones de Microsoft.
Temas
ResumenHistoria de Microsoft Teams
Microsoft Teams fue lanzado a nivel mundial en marzo de 2017. La creación de la plataforma tuvo lugar en el marco de un hackathon interno de la empresa.
De acuerdo a la propia compañía, en apenas un año el producto fue adoptado por 200.000 organizaciones en más de 180 países. Como parte de su evolución histórica, en julio de 2018 se presentó la primera versión gratuita de Microsoft Teams.
Hoy se considera que Microsoft Teams es un recurso freemium: es decir que puede usarse de manera gratuita pero hay que pagar para acceder a prestaciones especiales o avanzadas. La versión básica tiene limitaciones en cuanto al almacenamiento de archivos y la cantidad de usuarios.
Cabe destacar que, desde 2019, Microsoft Teams emplea el sistema de inteligencia artificial (IA) Project Cortex. De este modo, se pueden crear redes de conocimiento, organizar los contenidos según el tema y producir páginas wiki, todo de manera automática.
Con Microsoft Teams se pueden realizar videoconferencias.
Su funcionamiento
Microsoft Teams se encuentra disponible para quienes disponen de una cuenta de Hotmail o de Microsoft Outlook y para los suscriptores de Microsoft 365 (antes Microsoft Office 365). Como ya indicamos, puede utilizarse de forma gratuita, tanto en una computadora como en un teléfono.
Si bien suele usarse en ámbito laboral, también puede emplearse con amigos o familiares. Su funcionamiento se basa en la creación de perfiles y de comunidades o equipos. Con Microsoft Teams se pueden hacer una llamada de voz o una videollamada, crear canales, compartir pantalla y trabajar con un calendario integrado. A grandes rasgos, la aplicación posibilita la colaboración en tiempo real y el desarrollo de tareas en grupo.
Hay que considerar que Microsoft diferencia entre el Microsoft Teams para la vida personal (gratuito) y los distintos Microsoft Teams que se usan en el trabajo y la educación. Todas las versiones comparten la finalidad de favorecer la comunicación.
Microsoft Teams Rooms son salas de reuniones inteligentes, flexibles e inclusivas.
Tipos de Microsoft Teams
Existen, por lo tanto, varios tipos de Microsoft Teams. Como ya vimos, Microsoft Teams para uso personal es gratuito y puede aprovecharse para compartir fotografías, enviar y recibir mensajes, coordinar eventos y programar reuniones. Esta versión habilita a guardar hasta 5 GB de archivos en Microsoft OneDrive.
Microsoft Teams para personal de primera línea, por otra parte, apunta a la unificación de los procesos de negocio y las comunicaciones de estos trabajadores. A través de una plataforma unificada para el trabajo en equipo, pueden comunicarse de manera eficaz, compartir archivos y ganar en eficiencia y eficacia.
Otra versión es Microsoft Teams para pequeñas empresas. En este caso, la plataforma está diseñada para hasta 300 usuarios y brinda instrumentos para comunicarse entre empleados y con clientes.
Microsoft Teams para empresas es más amplio: brinda a cada usuario 10 GB de almacenamiento en la nube y permite organizar reuniones grupales sin límite de participantes de hasta 30 horas. Mediante el cifrado de datos, se protege la seguridad de los archivos, las llamadas y los chats.
Microsoft Teams para educación, por último, sirve para administrar procesos de enseñanza y clases. Puede ser usado por estudiantes y educadores de escuelas primarias y secundarias e incluso de establecimientos de educación superior.
El uso de inteligencia artificial
Es interesante mencionar que Microsoft Teams se integra con Copilot, el asistente de inteligencia artificial de Microsoft. Copilot se encarga de transcribir las reuniones y realizar resúmenes de las llamadas, por mencionar algunas posibilidades. Copilot en Teams también puede encargarse de la actualización de los registros de CRM.
Se puede integrar Copilot a los canales y al chat de Microsoft Teams. Los usuarios pueden pedir al asistente que recopile lo expresado por algún miembro específico del equipo, que informe qué vínculos se compartieron e incluso que indique qué decisiones se tomaron. Asimismo, Copilot es capaz de presentar las ventajas y las desventajas de una idea y marcar las falencias de un argumento.
Planner, Yammer y Polly en Microsoft Teams
Entre las aplicaciones y los servicios que pueden integrarse a Microsoft Teams aparecen Planner, Yammer y Polly. Mientras que Planner es un app de planificación, Yammer es una herramienta de comunicación y Polly, un recurso para la realización de encuestas.
Agregar Planner a Teams posibilita visualizar las tareas con vencimiento en el día y crear planes personales o compartidos. Se puede hacer un seguimiento de tareas y gestionar múltiples tipos de notificaciones.
Respecto a Yammer, pueden agregarse pestañas en los canales. De este modo se habilita la conversación en Yammer desde Teams.
En cuanto a la integración con Polly, es una opción muy útil para hacer un sondeo y conocer la opinión de los equipos acerca de algún tema en particular.
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