Un plan de acción es clave para la gestión de proyectos.
Un plan de acción es un tipo de plan que prioriza las iniciativas más importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. De esta manera, un plan de acción se constituye como una especie de guía que brinda un marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto.
Dentro de una empresa, un plan de acción puede involucrar a distintos departamentos y áreas. El plan establece quiénes serán los responsables que se encargarán de su cumplimiento en tiempo y forma. Por lo general, también incluye algún mecanismo o método de seguimiento y monitoreo para que estos responsables puedan analizar si las acciones siguen el camino correcto y si se cumplen los plazos previstos.
En cualquier empresa que se quieran lograr alcanzar unos resultados concretos se hace necesario no sólo organizar unos planes de acción generales, sino también otros mucho más específicos que se establezcan por departamentos como, por ejemplo, en los de gerencia, comercialización o administración financiera.
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ResumenCaracterísticas del plan de acción
El plan de acción propone una forma de alcanzar los objetivos estratégicos que ya fueron establecidos con anterioridad. Supone el paso previo a la ejecución efectiva de una idea o propuesta.
Podemos determinar que todo plan de acción debe conformarse por los siguientes apartados, de cara a lograr alcanzar los objetivos o fines establecidos: estrategias a seguir, los programas que se pueden emplear, las acciones inmediatas que se pueden llevar a cabo, los recursos necesarios para acometer las mismas, la fecha de inicio y finalización de aquellas tareas y también quién se encargará de asumir las responsabilidades pertinentes.
Estos planes no sólo deben incluir qué cosas quieren hacerse y cómo; también deben considerar las posibles restricciones, las consecuencias de las acciones y las futuras revisiones que puedan ser necesarias.
Llevar a cabo una transformación organizacional requiere de un plan de acción.
Cómo implementarlo
Es importante subrayar que, una vez que se ha configurado y diseñado el plan de acción, resulta determinante proceder a su implementación. Para para ello hay que tener en cuenta una serie de criterios o elementos que serán fundamentales a la hora de que sea efectivo y consiga satisfacer las necesidades marcadas. Así se debe tener en cuenta la motivación, los procesos de control, la evaluación directiva y la compensación, por ejemplo.
Los expertos en la materia, además de todo lo subrayado, también afirman que, cuando se decide poner en marcha un plan de acción, es vital revisarlo con cierta frecuencia. En este marco, determinan que lo ideal para ir viendo los resultados y la efectividad es revisarlo semanalmente o al menos cada quince días.
El control del plan de acción tiene que realizarse tanto durante su desarrollo como al final. Al realizar un control en medio del plan, el responsable tiene la oportunidad de corregir las cuestiones que no están saliendo de acuerdo a lo esperado. En cuanto al control tras su finalización, el objetivo es establecer un balance y confirmar mediante el análisis de los informes si los objetivos planeados han sido cumplidos.
Un ejecutivo o dirigente que se maneja sin un plan de acción perderá tiempo ya que necesitará examinar cada paso para descubrir si marcha en la dirección correcta.
El plan de acción establece el desarrollo de distintos procedimientos.
Ejemplos de plan de acción
Una empresa puede diseñar un plan de acción para desembarcar en un nuevo mercado. En dicha planificación estratégica plantea las tácticas a aplicar y establece una serie de pasos a seguir.
De este modo, el plan de acción se inicia definiendo los objetivos y las metas: en este punto, la compañía aspira a lograr una cuota de mercado del 15% en su primer año de actividades.
Para alcanzar esa penetración, define la asignación de recursos para el desarrollo de acciones de marketing y campañas de publicidad. El plan operativo continúa con el establecimiento de un cronograma para poner en marcha todas las actividades tendientes a conseguir lo previsto.
Por otra parte, podemos tomar el caso de una compañía que elabora un plan de acción para reforzar la capacitación de los empleados. Luego de una evaluación de las aptitudes y la formación de los trabajadores, instaura un programa para que todos los miembros de la organización alcancen ciertas capacidades mínimas.
Así, se convocan a instructores y mentores que comparten consejos sobre liderazgo, enseñan a proceder al análisis de datos, capacitan sobre el uso de tecnología y explican cómo optimizar la atención al cliente, entre otras cuestiones. La intención de los directivos es que el desarrollo profesional de los empleados contribuya también al progreso de la firma.
Pensemos ahora en una empresa que pone en marcha un plan de acción para incrementar la cantidad de seguidores en sus redes sociales. De este modo, destina un cierto presupuesto a elaborar contenidos originales y creativos y a premiar a los usuarios con sorteos y regalos. En este marco, contrata a expertos en comunicación para la gestión de los perfiles y para llevar a cabo el análisis de diversos indicadores de rendimiento.
Los directivos aspiran que el plan de acción mejore sus relaciones públicas y fortalezca la imagen de la marca, lo que su vez generaría mayores ventas y un posicionamiento más sólido en el mercado.
