Se llama portavoz al individuo que cuenta con autorización para hablar en representación de otro sujeto, de una organización o de una institución. El portavoz, por lo tanto, expresa aquello que pretende comunicar una persona diferente, un grupo o una entidad.
Se trata de un término invariable en cuanto al género. Esto quiere decir que puede hablarse de “el portavoz” o de “la portavoz”. Dicha característica se debe a que es una palabra compuesta con un segundo elemento que ya es femenino (voz).
Cabe resaltar que portavoz es sinónimo de vocero. Mientras que en España se prefiere usar portavoz, en varios países americanos se opta por vocero, pero ambos conceptos comparten el significado.
El portavoz, en definitiva, es quien tiene la responsabilidad de dirigirse a los medios de comunicación y, por extensión, a la comunidad en general. Su función es dar a conocer aquello que quieren comunicar otros o un conjunto de personas.
En ocasiones, el portavoz es un directivo de la entidad. Sin embargo, también se puede contratar específicamente a un profesional para desarrollar dicha labor.
Tomemos el caso de un partido político. Dicha agrupación elige a un portavoz para informar la posición del partido respecto a diversos temas de interés social. Así, el portavoz conversa con los periodistas y brinda conferencias de prensa.
Lo ideal es que el portavoz tenga conocimientos de relaciones públicas y periodismo para desarrollar su trabajo de forma efectiva. Es importante que sus mensajes reflejen con fidelidad la postura de la organización y que no dejen lugar a interpretaciones erróneas.
De hecho, existen muchos consejos que pueden aprovechar quienes asumen este rol para desarrollar su trabajo de la manera más efectiva posible. En primer lugar se encuentra la preparación, porque un portavoz no puede improvisar. A la hora de hablar en nombre de una empresa, por ejemplo, debe haber estudiado cada detalle de su situación económica, de sus planes a futuro, de su relación con la competencia y ser consciente en todo momento de los temas que no debe tocar durante una entrevista.
Toda esta estructura debe ser capaz de comunicarla con fluidez en cualquier situación, tanto cuando da una conferencia como cuando lo entrevistan, ya sea que le hagan las preguntas con amabilidad o que lo presionen para obtener información que él no tiene permiso de compartir. No olvidemos que el portavoz debe enfrentar al público y la prensa en situaciones de lo más variadas, de aceptación y de rechazo, cuando la firma a la que representa está en la cumbre y cuando está en plena crisis, pero siempre con entereza.
La empatía es otro de los puntos claves para ser un buen portavoz. Y esta cualidad, que supone ponerse en el lugar del otro, debe aplicarla en dos direcciones: hacia su empresa, para llegar a sentir en carne propia sus objetivos y su filosofía, y hacia su público, para entender de qué manera comunicar la información. Saber escuchar y saber callar, decir aquéllo que tiene permitido sin mentir, dar un mensaje con un tono esperanzador sin importar la situación, son algunos de los objetivos fundamentales de este trabajo.
Uno de los grandes problemas de algunos portavoces es la falta de claridad, algo que surge por la imposibilidad de tocar ciertos temas en detalle. Dejar conforme al público y a la prensa en cada encuentro es un gran desafío, difícil de alcanzar, pero debería ser el objetivo sin excepción. Dar vueltas en torno a una pregunta y ofrecer una respuesta difusa no es una buena práctica, en parte porque afecta la credibilidad, otro de los pilares del portavoz. Para ganarnos la confianza de los demás debemos ser sinceros, incluso si no podemos contarles todo lo que esperan.
