Al empleado que trabaja en el sector de administración de una empresa se lo conoce como administrativo.
Administrativo es un adjetivo procedente de un vocablo latino que significa perteneciente o relativo a la administración. La administración, por su parte, está vinculada al funcionamiento, el rendimiento y la estructura de una organización.
Un administrativo es una persona empleada en la administración de una empresa o de otra entidad. Su tarea consiste en ordenar, organizar y disponer distintos asuntos que se encuentran bajo su responsabilidad.
Por ejemplo: “Trabajo como administrativo en una empresa multinacional desde hace seis años”, “En este momento me desempeño como cadete, pero me gustaría ascender a administrativo así no tengo que estar todo el día en la calle”, “En esta oficina hace falta un empleado administrativo que nos ayude a organizar los papeles”.
TemasTareas a realizar
El puesto de empleado administrativo puede conocerse como auxiliar o secretario. Las tareas a desempeñar por un administrativo pueden ser muy variadas; fundamentalmente será el encargado de la tramitación de la correspondencia de la empresa, la atención de los llamados telefónicos, la organización de los documentos de la organización, la gestión de la agenda y el archivo de papeles.
Es habitual que el administrativo responda de manera directiva a un superior que ocupa los mandos principales de la jerarquía de la empresa. De este modo, en la práctica, el administrativo se desempeña como la “mano derecha” del gerente o del dueño, teniendo que estar al tanto de gran parte de los asuntos de la entidad. Es evidente además que para solicitar un puesto de esta envergadura hace falta tener una cierta preparación: es imprescindible, por ejemplo, que esta persona tenga un buen manejo de la informática y de las herramientas básicas de oficina.
El personal administrativo puede desarrollar diferentes tareas.
Conocimientos y habilidades de un empleado administrativo
En algunos casos un puesto administrativo exige una buena preparación empresarial porque las responsabilidades que deberá asumir el candidato así lo requieren. Si el empleado debiera participar en la elaboración de proyectos empresariales deberá estar al tanto de todo lo referente no solo a esa empresa en particular sino al mercado exterior y aportar su experiencia y conocimientos para sacar adelante dicho proyecto y ofrecerle rentabilidad a la empresa.
A su vez, en muchos casos se pide un cierto conocimiento en el manejo de estadísticas y otros análisis: se pretende que quien ocupe este puesto sea capaz de reunir los resultados de una determinada encuesta o investigación y realizar un plan de procedimiento para mejorar la calidad de trabajo en la empresa o la producción (dependiendo del tipo de organización del que estemos hablando). A su vez, llegado el final de este análisis deberá tener la habilidad para desarrollar un documento que permita dejar constancia de los estudios realizados y cuáles son los pasos recomendables a seguir para mejorar la eficiencia de la compañía.
En otros casos también se exige que tenga conocimientos legales y en derecho administrativo para poder desarrollar con eficiencia tareas como: realización de contratos, pago de condominios o asignaciones, alquileres, y otro tipo de acciones empresariales para las que se precise una cierta preparación que impida que se tomen decisiones que puedan poner en peligro la estabilidad de la empresa.
La importancia de la comunicación
También es imprescindible tener una buena base en recursos comunicativos ya que un administrativo deberá transcribir, redactar y mantener una comunicación con los clientes a nombre de la empresa: será la cara de la empresa en el exterior, por lo que es necesario que desempeñe bien esta labor.
Un administrativo con dotes comunicativas tendrá la habilidad de tratar a los clientes y proveedores como ellos desean ser tratados y conseguirá mejores oportunidades para la empresa. A su vez, sus capacidades sociales pueden ser muy útiles para desarrollar una buena comunicación entre la empresa y sus empleados y viceversa y otorgará al establecimiento un clima benefactor para una buena calidad de trabajo.
