Una solicitud es un pedido que se realiza. Una compra, por su parte, es una adquisición (quedarse con la propiedad de algo mediante la entrega de un pago).
La noción de solicitud de compra, por lo tanto, refiere a un pedido que alguien realiza con el objetivo de adquirir un bien. Es habitual que el concepto se utilice a nivel interno de una corporación, cuando un cierto sector solicita al responsable de las compras que adquiera determinados productos.
Supongamos que el Departamento de Marketing de una empresa necesita una nueva impresora para desarrollar sus actividades cotidianas. De este modo, el gerente de dicho sector presenta una solicitud de compra al Departamento de Compras de la compañía, detallando las necesidades. El encargado del Departamento de Compras, tras analizar el pedido, procede a la compra de la impresora y la entrega al Departamento de Marketing.
Como se puede apreciar, en este caso, la solicitud de compra obedece al funcionamiento interno de la empresa. De no existir un Departamento de Compras, la adquisición de la impresora la podría haber realizado directamente el Departamento de Marketing. En las pymes, por lo general no se emplean solicitudes de compra, ya que el dueño decide directamente qué comprar y cuándo hacerlo.
Para la grandes compañías, donde existe una organización en diferentes departamentos y un número de empleados considerable, la compra de insumos y materiales es fundamental, ya que asegura el continuo funcionamiento de cada una de sus partes: hojas de papel, cartuchos de tinta, repuestos para los ordenadores, nuevos equipos para afrontar una ampliación del personal, y artículos de limpieza para los baños y para el aseo de las oficinas son algunos de los muchos productos que los diferentes componentes de una empresa pueden solicitar a diario.
Gracias a la implementación de un sistema basado en la solicitud de compra, el encargado del contacto con el exterior para la adquisición de dichos bienes puede mantener un orden y evitar errores tales como comprar de más o de menos. Además, si tiene a su disposición una forma de jerarquizar los pedidos según su urgencia, podrá asegurarse de que nadie pase mucho tiempo sin los artículos que haya requerido.
Además de las ventajas recién expuestas, la solicitud de compra dentro del ámbito de una compañía permite agrupar varios pedidos similares para ahorrar tiempo y dinero: es sabido que muchos distribuidores ofrecen descuentos por grandes volúmenes, por lo cual siempre es conveniente hacer la menor cantidad de pedidos al mes con el mayor número de unidades posibles. Con respecto al tiempo, si varios empleados piden el mismo tipo de artículo y el encargado compra cada uno de ellos por separado, es probable que tarde mucho más en cumplir con su trabajo que si los convierte en un solo pedido.
Otro beneficio para la organización de una empresa es que le permite realizar un mayor control sobre las relaciones entre sus empleados, ya que los obliga a cumplir con el envío de un formulario del cual queda un registro, en lugar de darles la oportunidad de pedir productos en medio de una conversación con el encargado de compras. Si hay un atraso en la provisión de materiales, por ejemplo, siempre es posible revisar la solicitud para comprobar su fecha y verificar que haya sido leída, mientras que si la comunicación fuese de palabra no habría pruebas para resolver el conflicto.
La solicitud de compra, por otra parte, puede ser un pedido realizado por un cliente o consumidor. Ese sería el caso de una firma que ofrece cosméticos a través de venta directa. La compañía cuenta con un sitio web donde los interesados pueden completar una solicitud de compra: una vez recibida dicha solicitud, un representante comercial de la firma se comunica con el cliente para definir el método de pago y coordinar la entrega de los productos.
