Vocero

Función de un vocero

El vocero, también conocido como portavoz, es el responsable elegido por una persona o una organización para dirigirse a los medios de comunicación y, a través de ellos, a la sociedad en general. Si la persona (un político, un artista, un deportista, etc.) o la organización (una administración pública, una organización no gubernamental, una empresa, un club) desean transmitir un mensaje, el responsable de hacerlo será el vocero.

Es habitual que el vocero interactúe con los periodistas para garantizar que el mensaje que lleva llegue a la mayor cantidad de gente posible. De esta manera, el vocero de una compañía de trenes puede comunicarse con un periodista para pedirle que difunda la posición de la empresa respecto a una huelga de sus trabajadores.

El vocero también puede ser un integrante de la organización en cuestión, escogido para encargarse de la comunicación. Un bloque parlamentario puede elegir un vocero entre los diputados para que, después de cada sesión, comunique el punto de vista del grupo.

Consejos para una comunicación exitosa

Toda compañía que se relacione con los medios de comunicación debe tener una serie de argumentos bien definidos con respecto a su imagen corporativa, y el vocero debe conocerlos a fondo para poder transmitirlos.
Es recomendable que las empresas cuenten con un documento de preguntas y respuestas (generalmente conocido con la sigla de origen inglés Q&A) donde se especifiquen todos los puntos de interés para los medios, especialmente aquellas cuestiones que pudieran incomodar al vocero si lo tomaran por sorpresa.
Un vocero siempre debe prepararse a consciencia antes de presentarse en una entrevista o de hablar de temas relacionados con la persona o entidad a la cual representa frente a terceros.
Todas las preguntas son importantes, incluso aquéllas que parezcan haber surgido de la falta de conocimiento acerca del tema a tratar, y por eso nunca se debe menospreciar ninguna de ellas, sino considerarlas como pequeñas oportunidades de enriquecer la imagen de la entidad representada o de reflexionar acerca de su situación y sus intereses.
Siempre se debe exigir una ficha en la que se especifiquen los detalles de una futura entrevista, tales como el nombre de la persona que nos entrevistará, la empresa para la cual trabaja, el enfoque que le dará al cuestionario y la duración aproximada, incluyendo cuestiones básicas tales como la fecha y la hora del encuentro, para reducir al mínimo las sorpresas, ya que un paso en falso puede afectar considerablemente la imagen corporativa.
• La claridad debe ser una de las prioridades del vocero, así como la buena articulación de las palabras y el uso de un ritmo ágil pero nunca demasiado rápido. Las respuestas deben fluir con naturalidad, aunque se trate de argumentos que hayan sido repasados muchas veces con anterioridad.
• Similar al punto anterior, una respuesta breve es siempre preferible a una extensa, incluso cuando la pregunta dé pie a un profundo desarrollo, para evitar que la persona que nos entrevista corte nuestra exposición por falta de tiempo y el mensaje se vea afectado.
• Evitar los monosílabos y las respuestas del tipo «sin comentarios». En su lugar, siempre es preferible aprovechar el espacio para mencionar un punto de interés para la compañía o la persona representada, disfrazándolo de la respuesta esperada.