La eficiencia operativa crece con la estandarización de operaciones.
La eficiencia operativa es la aptitud de una compañía para maximizar su producción y minimizar sus costos mientras ofrece productos o servicios de buena calidad. Esto puede lograrse a través de una optimización de procesos y recursos.
Antes de continuar con la definición del concepto, es importante analizar los términos que le dan forma. Se denomina eficiencia a la capacidad de lograr un objetivo empleando la menor cantidad posible de medios. El adjetivo operativo, en tanto, alude a aquello que actúa y produce su efecto.
La eficiencia operativa, por lo tanto, permite que una organización alcance sus metas siendo rentable. Para conseguir ser eficiente a nivel operativo, la empresa debe implementar las prácticas y los procedimientos adecuados.
TemasCaracterísticas de la eficiencia operativa
Como ya indicamos, la eficiencia operativa está asociada a una maximización productiva con una minimización de costos, manteniendo siempre la calidad constante. Dicha situación se logra mediante la mejora continua de múltiples aspectos, como la gestión de inventarios, la reducción de desperdicios y la comunicación interna.
En este marco, resulta clave detectar y corregir obstáculos que generan ineficiencia. Los controles y las auditorías internas son muy importantes para identificar aquello que debe modificarse.
La planificación estratégica, la automatización de procesos, la gestión del talento y la innovación tecnológica son algunos de los elementos que contribuyen a la eficiencia operativa. Debe considerarse que la evaluación de la eficiencia tiene que ser constante para impulsar el desarrollo organizacional.
La optimización de la cadena de suministro contribuye a la eficiencia operativa.
Estrategias y sistemas de organización
Para lograr eficiencia operativa se puede apelar a distintas estrategias e implementar diferentes sistemas de organización:
- Lean manufacturing: Este modelo apunta a reducir las pérdidas en la producción mientras se aumenta la generación de valor para el usuario o cliente final. En este contexto, busca utilizar solo recursos imprescindibles para el crecimiento, evitando los tiempos de espera, la sobreproducción y los procedimientos innecesarios.
- Seis sigma: También conocido como Six sigma, su finalidad es minimizar la variabilidad de los procesos, optimizando sus fases para evitar fallas y defectos. Su meta es establecer un tope de 3,4 defectos por millón oportunidades.
- Gestión de la calidad total (TQM): La simplificación de la organización y el compromiso de todos los integrantes de la compañía son sus pilares. Se enmarca en una mirada holística (integral) y se orienta al cliente.
- Sistema de producción justo a tiempo (JIT): Se sustenta en la entrega de suministros y productos en las cantidades apropiadas y en el instante previo a su uso. Así se reduce el almacenamiento y el transporte, ahorrando costos.
- Kaizen: Se trata de un método para la mejora continua que involucra a la totalidad de los miembros de una empresa. Requiere de una actitud solidaria y de acciones concretas.
- 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke): Surgieron como parte del lean manufacturing y hoy se consideran un método específico. Las 5S aluden a la clasificación de los elementos (para descartar lo que no es necesario), el orden, la limpieza, la estandarización y la disciplina.
- Gestión ágil de proyectos: Divide cada proyecto en ciclos de ejecución rápida. Así los fallos pueden corregirse más fácil.
- Scrum: Ayuda a lograr un desarrollo incremental mediante la organización autónoma de los equipos y el solapamiento de las fases de desarrollo. Es decir, evita el avance en cascada o secuencial.
La eficiencia operativa también puede lograrse con el uso de ciertos recursos y herramientas. La utilización de señales visuales (kanban) para la gestión de proyectos y el desarrollo de análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas) para comprender el contexto de la compañía forman parte de estos instrumentos.
La gestión del conocimiento es clave para la eficiencia operativa.
Ventajas de la eficiencia operativa
La eficiencia operativa aporta muchos beneficios a una empresa. El incremento de la productividad unido a la reducción de costos constituye su ventaja más evidente.
Por otra parte, la eficiencia operativa genera márgenes de beneficio más amplios y precios que resultan más competitivos. De este modo, también se traduce en una mejor experiencia del cliente y en un incremento de su satisfacción.
Gracias a la eficiencia operativa, asimismo, la compañía gana flexibilidad y puede adaptarse a distintos entornos con mayor facilidad. Esto supone que la entidad está en condiciones de responder favorablemente frente a los cambios del mercado, por ejemplo.
Menos costos y más calidad implican la obtención de una ventaja competitiva. Por eso la eficiencia operativa puede contribuir a un incremento de la participación en el mercado y a un crecimiento que se mantiene en el largo plazo.
Su medición
Para medir la eficiencia operativa se apela al uso de KPIs (indicadores clave de rendimiento). Al examinar los datos, es posible detectar patrones y tendencias que ayudan a la toma de decisiones.
Uno de los indicadores más empleados es el retorno de inversión (ROI). Lo que hace es señalar el tiempo que demora una inversión en brindar la rentabilidad que justifica su desembolso. El flujo de caja operativo (FCO) es otro indicador de uso extendido: en este caso, muestra el beneficio operativo que se obtiene en cuanto a la liquidez, calculando la utilidad antes de impuestos.
La eficacia general de los equipos (OEE), por otro lado, ofrece una evaluación a partir de la calidad, el rendimiento y la disponibilidad de la maquinaria que se destina a la producción. La información suministrada se considera como un indicador valioso de la eficiencia operativa de la firma.
Otro KPI que posibilita la evaluación de la eficiencia operativa es el costo de las ventas. Esta métrica revela el monto que se destina a la producción, la distribución y la difusión de un servicio o un bien.
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