Una orden de compra es un documento que un comprador envía a un vendedor para pedirle mercadería.
Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.
Por ejemplo: «Juana, toma la orden de compra de Martínez y prepara el pedido que pasarán a retirarlo en una hora», «Acaba de llegar una orden de compra por un valor de 5.000 dólares», «No entiendo qué paso: en la empresa me dicen que nunca recibieron la orden de compra».
TemasCaracterísticas de una orden de compra
Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisión, el nombre y domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de las mercaderías pedidas y condiciones de pago y entrega. Es importante que se aclare que dicho documento no es válido como factura.
La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado. De esta manera, ambos tienen constancia de la operación que se concretará: el comprador, para demostrar qué mercaderías ha solicitado; el vendedor, para preparar el pedido e iniciar el proceso de facturación.
Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y entrega. Se trata de una autorización que el comprador concede a que le presenten una factura por la compra de las mercancías.
La orden de compra incluye información importante para la concreción de la operación comercial.
Ventajas de aquellas de tipo abierto
Se conoce como orden de compra abierta a aquélla cuya validez dura hasta que su emisor la cancele expresamente. Cabe mencionar que esto también puede ocurrir por ciertas razones específicas, como ser que deje de existir el activo implicado, o bien que su precio de mercado ha superado un límite establecido al comienzo del acuerdo. Utilizar una orden de compra abierta presenta varias ventajas a los comercios, algunas de las cuales se explican a continuación:
* En primer lugar, la orden de compra facilita considerablemente a los empleados el cálculo de los niveles de inventario adecuados, además de ayudarles a detectar con más precisión el momento en el cual es necesario realizar un nuevo pedido de suministros. Del lado del comprador, le permite llevar un control de costos más eficiente a través del uso de medidas de ahorro, como puede ser un inventariado de tipo justo a tiempo;
* los proveedores pueden saber si los competidores cuentan con igualdad de oportunidades en un negocio gracias a la realización de licitaciones. Es importante recordar que a mayor competencia más convenientes serán los precios para el comprador. Además, esto le abre las puertas a influir con más fuerza en las negociaciones, para obtener contratos más favorables para él;
* dado que los precios de una orden de compra abierta se mantienen estables durante un período determinado de tiempo, ésta sirve para combatir una potencial inflación;
* uno de los puntos fundamentales es la certeza que este tipo de orden brinda a los proveedores y a los compradores acerca del costo de los servicios y de los bienes implicados. Existe una serie de garantías en cuanto al precio, la cantidad, las condiciones de pago y los requisitos de entrega que genera tranquilidad a ambas partes;
* da a los proveedores la seguridad de que obtendrán un cierto ingreso periódicamente;
* cuando la orden es de una magnitud considerable y el comprador es una compañía importante, el vendedor puede usar las órdenes de compra abierta para crear una línea de crédito;
* disminuye el tiempo necesario para realizar pedidos, dado que el proceso de compra queda codificado en la orden abierta, lo cual permite a los compradores usar ese tiempo para otras cuestiones.
