Llevar un control de inventario contribuye a reducir los costos y evitar pérdidas.
Un inventario es el registro preciso y ordenado de los elementos que pertenecen a un individuo o una empresa. Se trata de una anotación detallada de los componentes de un patrimonio en un momento preciso.
Es habitual que el concepto de inventario esté asociado a la idea de stock o existencia. Así se denomina al conjunto formado por todas las unidades de los bienes o productos que se encuentran depositados en un almacén o están disponibles para la venta.
Sin embargo, inventario y stock no aluden exactamente a lo mismo. El stock refiere a aquello que está listo para ser vendido o entregado, sin contemplar maquinarias, mobiliarios e inmuebles, por ejemplo. En el inventario, en cambio, se incluyen todos estos elementos e incluso las materias primas que se emplean en la producción.
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ResumenQué es un inventario
Un inventario es un listado que se elabora con la totalidad de los bienes tangibles de una persona o una compañía en un periodo concreto. Estos bienes pueden ser utilizados, consumidos, transformados, alquilados o vendidos, según el caso y la necesidad.
Puede decirse, por lo tanto, que el inventario refleja el patrimonio de una entidad. Por eso contiene al stock, que son los productos almacenados en un depósito o ya disponibles en los puntos de venta. De este modo, el stock siempre está incluido en el inventario, pero el inventario trasciende al stock.
Lo adecuado es que el inventario sea detallado, con las características específicas de cada componente patrimonial. Asimismo, los elementos se expresan en unidades monetarias, con lo cual el inventario permite hacer una valoración del patrimonio.
Si bien el inventario puede escribirse a mano en un papel, actualmente se suele realizar con recursos informáticos. Incluso, si una empresa cuenta con distintas sucursales o tiendas, puede contar con una base de datos centralizada que registre las variaciones del inventario en tiempo real.
El inventario estacional se compone de los productos que se venden en mayor cantidad o más rápido en una época determinada del año.
Clasificación según el tipo
Los inventarios pueden clasificarse de distintas maneras según qué tipo de registro realizan y de acuerdo a cómo se llevan a cabo. Cuando el inventario se hace cada un cierto tiempo, se lo nombra como inventario periódico.
Un inventario inicial, en tanto, suele elaborarse al comienzo de un periodo contable, registrando los bienes existentes en el momento. Un inventario final, por su parte, se desarrolla en el cierre del ejercicio fiscal. El inventario perpetuo, a su vez, observa las actividades diarias y lleva el registro en tiempo real.
El inventario en tránsito hace mención a aquello que se encuentra en movimiento o está por arribar a la compañía, mientras que el inventario disponible para la venta muestra los productos ya listos para su comercialización.
El inventario de materias primas reúne a los materiales que todavía no fueron procesados y se destinarán a la fabricación de productos; el inventario de productos semiterminados o en proceso de fabricación evidencia aquellos que encuentran en la instancia de manufactura; y el inventario de productos terminados, los que están preparados para la venta o entrega. Si se habla de un inventario en cuarentena, el mismo refiere a los bienes que aún no pueden ser usados en el proceso productivo.
El inventario físico, por otro lado, requiere el conteo material para contrastar el cálculo con las existencias que se encuentran consignadas en los libros. El inventario virtual, en cambio, cumple una función administrativa y no contempla realizar cuentas con los objetos en sí mismos.
El inventario de almacén (que refiere a las mercancías almacenadas); el inventario mínimo (lo básico para atender la demanda); el inventario máximo (si se supera, aumenta el costo de almacenamiento y logística); el inventario de anticipación, inventario de seguridad o inventario de reserva (cantidad extra de elementos para responder a una demora de los proveedores o un aumento de la demanda); y el inventario muerto o inventario obsoleto (existencias que no se usan ni se venden, con lo cual carecen de rotación) son otras de las clases de inventarios. Como se puede apreciar, la noción hace alusión tanto al registro en sí mismo como a lo almacenado con un fin.
El desperdicio de inventario perjudica a una empresa.
Ventajas y desventajas de mantener un inventario
Mantener un inventario, en el sentido de conservar un stock en almacenaje, ofrece ventajas y desventajas. Entre los beneficios, contribuye a reducir los costos vinculados a los pedidos (compras a proveedores).
También ayuda a evitar la pérdida de oportunidades: el despacho de mercancías o las ventas que no pueden concretarse por escasez de inventario. Si hay una planificación de la demanda, con las estrategias de inventario adecuadas se puede garantizar el flujo de mercancías y estar en condiciones siempre de satisfacer la demanda.
Los aspectos negativos, sobre todo al conservar un inventario muy grande, se vinculan a la demora en responder a los clientes, las dificultades de coordinación y los costos de almacenamiento.
En este punto es interesante mencionar el concepto de inventario justo a tiempo. Esta filosofía apunta a organizar la producción para minimizar los costos, controlando sobre todo el inventario de materia prima. Lo ideal, según esta postura, es reducir los inventarios al mínimo; sin embargo, dicha decisión puede resultar equivocada en un contexto inflacionario, por ejemplo.
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