El cálculo de los costos estimados es importante en la gestión de proyectos y en la planeación estratégica de una empresa.
Los costos estimados son un cálculo tentativo que prevé cuánto podría costar la producción de un bien o la oferta de un servicio. Se trata de una estimación que pretende anticipar los costos reales y se constituye como un elemento muy importante de un presupuesto.
La diferencia que se registra entre los costos estimados y los costos reales recibe el nombre de variación o desviación. A medida que se suceden los ejercicios, es posible ir realizando los ajustes necesarios para reducir o eliminar esa variación.
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ResumenCómo se calculan los costos estimados
Los costos estimados se calculan analizando distintas variables. Siempre se debe considerar el valor de la mano de obra necesaria para la producción, así como también el valor de las materias primas. Por otra parte, deben sumarse los gastos indirectos, como el transporte o la electricidad.
Es importante tener en cuenta que los costos estimados no suelen mantenerse estáticos. El precio de las materias primas puede variar, así como también los salarios de los trabajadores. En algunos casos, se debe considerar que los costos pueden aumentar debido al mantenimiento que requieren las máquinas, los dispositivos, etc.
La estimación de los costos se lleva a cabo de diversas maneras. La más habitual consiste en revisar los costos que se registraron en periodos pasados para anticipar cómo serán en el futuro. Esta metodología, por supuesto, se enfrenta a salvedades como la problemática de la inflación o la aparición de innovaciones tecnológicas que modifiquen el proceso productivo.
Otra alternativa es la llamada estimación ascendente. En este caso, se calcula el costo de cada componente por separado y finalmente se los suma para arribar a la estimación total.
Una posibilidad adicional es recurrir a la consultoría de especialistas. Los expertos en el mercado en cuestión pueden apelar a sus conocimientos y experiencia para pronosticar cuáles serán los costos.
La planificación de recursos debe basarse en los costos estimados.
Su utilidad
La utilidad de los costos estimados radica en la chance de realizar una predicción de los gastos asociados a una actividad productiva o comercial. De esta forma, los costos estimados contribuyen a la planificación financiera ya que aportan información clave para definir la asignación de recursos.
A la hora de llevar a cabo un análisis de costos, hay que considerar que existen distintas tipologías o clasificaciones. Se puede diferenciar, por un lado, entre los costos fijos (no cambian ante pequeñas modificaciones en la actividad empresarial) y los costos variables (se modifican de acuerdo al nivel de actividad o el volumen de producción). Otra mirada debe enfocarse en el costo directo (vinculado de forma inequívoca al proceso productivo) y el costo indirecto (incide en más de un producto). Una alternativa adicional es distinguir entre el costo de producción y el costo de ventas.
Los costos estimados se refieren, por lo general, a los costos totales. Ofrecen información valiosa porque brindan una guía para examinar, teniendo en cuenta esos gastos, cuántos ingresos se necesitan para obtener rentabilidad. Por eso ayudan a la fijación de precios de venta y al desarrollo de cotizaciones.
Los costos estimados que se prevén a partir de un análisis de escenarios contribuyen a la realización de pronósticos financieros.
Características principales de los costos estimados
Los costos estimados deben basarse en información precisa. Pueden calcularse tomando en cuenta ejercicios previos o emprendimientos de características similares: lo importante es que las cifras surjan de datos concretos.
Asimismo, los costos estimados tienen que preverse considerando la totalidad de los costos relacionados con el proyecto. No se debe dejar afuera ningún factor que, de una forma u otra, puede influir en la determinación.
Dado que los datos deben ser específicos y la mirada tiene que resultar integral, se entiende que los costos estimados son realistas. Esta es una cualidad indispensable para que tengan utilidad. Si se abandona este camino y se procede a suponer sin sustento o a tratar de adivinar, la empresa corre riesgos porque la realidad puede ser muy diferente en comparación a la anticipada.
Posibles problemas en el cálculo
Es posible que aparezcan problemas vinculados al cálculo de los costos esperados. En un sentido amplio, la falta de capacidad de quienes realizan la estimación puede derivar en múltiples errores.
Entre los fallos en los que se puede incurrir, uno de los más frecuentes es la ausencia de precisión. Si la desviación de los costos estimados respecto a los costos reales es muy amplia, las proyecciones financieras seguramente habrán sido equivocadas.
Muchas veces la dificultad se vincula a un cálculo erróneo de los costos indirectos. Incluso puede darse la no aplicación de los mismos por un olvido o por desconocimiento.
También puede hacerse referencia a ciertas limitaciones de los costos estimados. En este marco hay que hablar del costo de oportunidad, que alude a aquellos beneficios que no se consiguen al optar por una alternativa y descartar otra. Contemplar los costos estimados no aporta información de utilidad sobre el costo de oportunidad.
Minimizar los inconvenientes con la contabilidad de costos, en definitiva, facilita al análisis de rentabilidad y ayuda a encontrar el punto de equilibrio a partir del cual se logra la rentabilidad.
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