Un diagrama de flujo puede contribuir a la optimización de procesos.
Un diagrama de flujo es un dibujo que representa los distintos pasos de un procedimiento o los hechos sucesivos que forman parte de algo. Estos diagramas sirven para ver las etapas o los momentos de aquello que pretende representar.
Se llama diagrama al gráfico que exhibe los vínculos existentes entre los diversos elementos que componen un sistema o un conjunto. La idea de flujo, por su parte, puede aludir a diferentes cuestiones: en este caso nos interesa su acepción como el proceso y la consecuencia de fluir (avanzar, brotar).
Temas
ResumenEjemplos de diagrama de flujo
Los diagramas de flujo suelen estar presentes en los manuales de instrucciones o manuales de usuario.
Tomemos el caso de un televisor. En una de las páginas de su manual, se muestra un diagrama de flujo que comienza con la pregunta «¿Su TV no muestra imagen?». De ese bloque sale una flecha hacia abajo que lleva a otra pregunta «La TV, ¿está encendida?». En esta instancia, una flecha hacia la derecha señala la opción «No» y se vincula a la indicación «Encienda la TV». Otra flecha, en cambio, continúa hacia abajo para la opción «Sí» y da paso a otra pregunta: «¿Está conectada correctamente a la señal de cable o televisión?». De esta manera, a través de distintas flechas y de bloques con preguntas y posibles respuestas, se va armando el diagrama de flujo.
También se puede generar un diagrama de flujo para organizar los contenidos de sitio web. Pensemos en un bar y restaurante: partiendo de la «Portada», «Página Principal» o «Home Page», surgen tres flechas hacia abajo: «Nosotros», «Desayuno / Merienda» y «Almuerzo / Cena». De «Nosotros» pueden nacer otras flechas que dan lugar a más páginas web, como «Quiénes somos», «Dirección» y «Contacto». El diagrama de flujo puede continuar con flechas que se originan en «Desayuno / Merienda» y «Almuerzo / Cena» para presentar el menú específico de cada propuesta.
En definitiva, la gestión de proyectos, la auditoría de procesos, el análisis de negocios, la solución de problemas y la toma de decisiones, por ejemplo, pueden facilitarse a través de diagramas de flujo.
La planificación estratégica se beneficia con el uso de diagramas de flujo.
Sus características
Por lo general, un diagrama de flujo tiene un solo punto de partida y un solo punto de cierre. Sin embargo, es posible agregar más si la estructura responde a la lógica propia de esta forma de organizar la información. Para dar con un diagrama de flujo bien construido, es necesario seguir una serie de pasos bien definidos y tomar en cuenta ciertas cuestiones que hacen a la naturaleza del gráfico, a su aplicación y a su efectividad.
En primer lugar, debemos identificar las ideas más importantes que deseamos incluir en el diagrama de flujo. Esto exige la participación tanto del autor del proceso como de cualquier persona que haya estado involucrada de alguna manera a lo largo del mismo, o cuyo trabajo vaya a resultar relevante en fases futuras. Dado que los datos de un diagrama de flujo deben ser concisos y estar fundamentados, solamente alguien con los conocimientos técnicos pertinentes puede escogerlos y asignarles una ubicación adecuada.
Una vez que hayamos identificado los temas a tratar llega el momento de definir los objetivos que pretendamos conseguir por medio de la creación del diagrama de flujo. Esto suele quedar en segundo plano, a pesar de ser un aspecto fundamental de todo proceso: ¿cómo evaluar la efectividad de un sistema si no lo hemos elaborado con una serie de metas claras desde el principio?
Similar al punto anterior, antes de dar paso a la creación del diagrama de flujo necesitamos saber a quién va dirigido, cuáles son sus necesidades y de qué modo lo utilizará. Si pensamos en una lección de historia, por ejemplo, el lenguaje y los desafíos no serán los mismos para un estudiante universitario que para un niño pequeño, aunque el tema a tratar sea el mismo.
Esto también está ligado al grado de detalle de la información, algo que debemos definir con total nitidez desde el comienzo, para evitar errores de consistencia que afecten la claridad del material.
Debe considerarse que, para que el flujo de datos y el mapa de procesos queden claros, el diagrama debe incluir conectores, un símbolo de inicio/fin, un símbolo de entrada/salida, un símbolo de decisión, un símbolo de proceso, etc. Tienen que tratarse de recursos visuales fácilmente reconocibles para interpretar la información. La tarea se simplifica cuando se recurre a herramientas de software para diagramas de flujo que automatizan acciones y facilitan los pasos.
Un análisis de riesgo puede desarrollarse mediante un diagrama de flujo.
Tipos de diagrama de flujo
De acuerdo a sus características, podemos identificar varios tipos de diagrama de flujo.
Los diagramas de flujo de formato panorámico son aquellos que se desarrollan en sentido vertical y horizontal, con acciones simultáneas. Los de formato horizontal, en cambio, presentan una secuencia desarrollada solo de izquierda a derecha, mientras que los diagramas de flujo de formato vertical van de arriba a abajo, como un listado ordenado de actividades o pasos.
