Gestión de proyectos

Los preparativos

Antes de iniciar la gestión propiamente dicha, debe existir una propuesta de proyecto: una idea con potencial para materializarse. Esa propuesta, una vez aprobada, debe derivar en un plan de proyecto que indique qué acciones deberán ejecutarse.

Es importante tener en cuenta el alcance del proyecto a la hora de llevar a cabo la estimación de recursos. Hay proyectos que pueden concretarse con pocos recursos y otros que demandan grandes cantidades de dinero, personal, etc. Establecer el presupuesto del proyecto de una forma realista, pues, es muy importante para minimizar las chances de fracaso.

Otro factor a estudiar en la etapa previa a la gestión es el cronograma del proyecto. Se deben fijar plazos acordes a la magnitud del emprendimiento y considerando los recursos disponibles.

Etapas de la gestión de proyectos

Las etapas de la gestión de proyectos son cinco, de acuerdo al PMI (Project Management Institute). Esta organización sin afán lucrativo tiene más de cincuenta años de historia y elabora la guía conocida como PMBOK por la sigla de la expresión inglesa Project Management Body of Knowledge, donde ofrece estándares y reglas para la gestión de proyectos.

Estas fases suelen realizarse de manera secuencial. Avanzar paso a paso con la secuencia de actividades y atendiendo las cuestiones que irrumpen en cada instancia incrementa las posibilidades de éxito.

Inicio del proyecto: Se realiza la definición a grandes rasgos, estipulando quiénes serán los participantes y los patrocinadores. En este punto suele definirse quién asumirá como líder de proyecto y cuál será el equipo de proyecto que lo acompañará, asignando roles y responsabilidades. También empiezan a delinearse las pautas de la comunicación del proyecto.
Planificación del proyecto: En este punto se consignan los objetivos. Existen diferentes estrategias que pueden aplicarse, como aquella conocida con el acrónimo inglés SMART, que alude a que los objetivos deben ser específicos, mensurables, alcanzables, realistas y de tiempo limitado.
Ejecución del proyecto: Con los objetivos ya fijados, se anuncian las tareas a los integrantes del equipo, quienes deben poner en marcha su labor. Además se establece cómo se concretará el seguimiento y control del proyecto.
Desempeño del proyecto: A partir de la elección y el análisis de indicadores clave de rendimiento, se debe estudiar qué tan cerca o lejos se está de los objetivos planteados al inicio. El resultado de la evaluación debe ser informado a todos los participantes.
Cierre del proyecto: En esta etapa, se ejecutan las acciones que marcan la conclusión del proyecto. Muchas veces se concreta a través de una reunión donde se evalúan las acciones del equipo, una práctica que puede servir como base para el desarrollo de iniciativas futuras. La presentación de un informe final del proyecto también es usual.

Las metodologías

La gestión de proyectos puede desarrollarse según distintas metodologías. La más popular es la metodología secuencial, también llamada en cascada o waterfall, que implica una ejecución ordenada etapa por etapa: al finalizar una fase, se comienza con la próxima.

Si bien la metodología secuencial es la más simple y hasta lógica, acarrea ciertos inconvenientes. En caso de un fallo, por ejemplo, el reinicio del proyecto obliga siempre a volver a la primera fase.

La metodología conocida como agile se basa en la fragmentación de las tareas, fijando un tiempo breve para el cumplimiento. De acuerdo a los especialistas, esta visión contribuye a definir las prioridades, aumenta la productividad, incrementa el compromiso y mejora la calidad del proyecto.

La metodología scrum, en tanto, apuesta por la colaboración para lograr una realimentación. Se forman equipos con pocos miembros, a cargo de la ejecución de tareas en ciclos que se repiten a lo largo del proyecto.

Kanban es otra metodología frecuente en la gestión de proyectos. Apelando a un tablero que ayuda a visualizar la gestión, las tareas se reparten según un listado de acciones pendientes que forman parte de un flujo constante de trabajo. Así, sostienen los expertos, se propicia la mejora continua.

Los riesgos y la gestión de proyectos

La gestión de proyectos debe contemplar la gestión de los riesgos: es decir, de las variables que pueden provocar una desviación del presupuesto, una demora en el cumplimiento de los plazos u otros inconvenientes que atenten contra el éxito.

La identificación de riesgos, de este modo, es esencial. También son trascendentales prácticas como el análisis de riesgos y el monitoreo y control de riesgos. La finalidad es reconocer aquellos factores potencialmente dañinos y realizar un seguimiento para que ese daño no se materialice.

De todos modos, también es necesario contar con un plan de respuesta a riesgos para contener y revertir los perjuicios. Estas previsiones y medidas integradas a la gestión de proyectos ayudan al cumplimiento de los objetivos.

Realizar una adecuada gestión de conflictos, tomar nota de las lecciones aprendidas en cada caso para lograr mejores prácticas y contemplar una planificación del cambio cuando sea necesario son otras acciones relacionadas con la gestión del riesgo que inciden en el avance del proyecto y en la consecución de los objetivos.